Учет денежных средств в кассе организации

Порядок учета денежных средств в кассе

Законодательство Российской Федерации предусматривает порядок регулирования кассового учета и аудита. Ключевые аспекты дисциплины работы с кассовым оборудованием и денежными средствами важно знать каждому представителю той или иной сферы бизнеса. При этом не имеет значение режим работы учреждения, выбранный формат уплаты налогов, масштабы деятельности. Основные принципы контроля:

• фиксация в журнале и соблюдение максимального размера остаточных средств в кассовом аппарате;
• корректная реализация финансовых операций и перемещений;
• отслеживание лимита движения наличности из кассы, в том числе, приходов и расходов.

Выполнение установленных правил обеспечит правильное ведение учета. В таком случае не возникнет претензий к предпринимателю со стороны налоговых и других уполномоченных совершать проверки органов. Прежде, чем приступить к ознакомлению со стандартами кассовой дисциплины, следует определиться с терминологией.

Ограничения по суммам наличности вводит непосредственно руководить компании путем издания приказа. Распоряжение в установленной форме передают в отдел бухгалтерии для обязательного исполнения. Контроль этого параметра находится в зоне ответственности следующих сотрудников:

• бухгалтер;
• кассир.

В процессе отслеживания кассового остатка уполномоченные работники предприятия ведут учет, а денежные средства, которые превышают установленный лимит, переводят на расчетный счет организации в банк. У этого требования предусмотрены некоторые исключения. К примеру, необходимость в переводе финансов сверх максимальной планки отсутствует у субъектов следующих категорий:

• предприятия малого бизнеса;
• самозанятые граждане;
• индивидуальные предприниматели.

Перечисленные субъекты наделены правом упростить процесс учета кассовых средств и исключить из своих обязанностей установку денежного лимита. Подобное решение необходимо сформулировать и оформить руководителю предприятия, что должно быть подтверждено в форме приказа. Законодательством предусмотрено несколько ситуаций, когда допустимо превысить максимальный размер кассового остатка:

1. В первую очередь к таковым случаям относят выдачу заработной платы, выплату социальных и дополнительных пособий, премирование сотрудников. Денежные средства данного целевого назначения разрешено оставлять в кассе на протяжении пяти рабочих дней. Когда допустимый срок истек, необходимо перевести деньги сверх лимита в банковскую организацию, где у компании открыт расчетный счет.
2. Другой вариант заключается в поступлении финансов в кассу в выходные или праздничные дни. В таких обстоятельствах отправка денежных средств, которые превышают установленный лимит, допустима на следующий рабочий день.

При невыполнении законных требований относительно кассового учета ответственных лиц привлекают к административной ответственности. Например, если бухгалтер ошибся в процессе расчетов лимита, намеренно допустил нарушение закона относительно финансового учета, то сотрудника и предприятие обязуют выплатить соответствующие штрафы.

Документы, регулирующие учет денежных средств в кассе

Одним из важных вопросов по ведению кассового учета является документальное оформление финансовых операций и процедур. Существует два основных документа, которые обязательны к заполнению:

• приходный кассовый ордер;
• расходный кассовый ордер.

Перечисленные заполненные формуляры кассиры фиксируют в кассовой книге с последующим подсчетом результатов и вычислением остаточной суммы денежных средств в кассовом аппарате. При этом, как уже было рассмотрено выше, необходимо соблюдать установленные финансовые лимиты.

Приходный ордер выписывают согласно действующему формату КО-1. В документе уточняют размер денежных поступлений. Процедура предусматривает заполнение и выдачу квитанции. При этом не имеет значения, откуда поступили финансы. Платеж может внести индивидуальный предприниматель, физическое лицо, организация.

Допустимо вести электронный учет приходных кассовых ордеров. Это значительно упрощает работу бухгалтерии и других отделов, а также позволяет сократить потребление бумаги. Квитанцию в этом случае пересылают по электронной почте плательщику. Когда в процессе работы кассы осуществлялась пробивка чеков, разрешено оформить их в виде единого приходного ордера. В конце рабочего дня наличность требуется оприходовать в кассу.

Выдавать денежные средства из кассы можно лишь с одновременным оформлением расходного ордера по формуляру КО-2. Законодательством не запрещено осуществлять расход наличности из кассы, если финансы поступили от следующих операций:

• продажа продукции, оказание сервиса;
• выплаты заемных средств, возврат основного долга, процентов от определенных требованиями к кассовому учету субъектов;
• паевые взносы с некоторыми ограничениями круга участников.

Кроме того, предусмотрен законный расход наличных денег из кассы для решения следующих задач:

• выплата заработной платы и разных социальных пособий;
• расчеты с поставщиками продукции и услуг;
• выплаты по страховке;
• удовлетворение личных требований предпринимателя;
• выдача наличных подотчет;
• реализация процедур банковского платежного агента.

Лимит наличных денег

Отдельно стоит рассмотреть тему о лимитах денежных средств в виде наличности, которые допустимо использовать в процессе расчетных процедур. Подобные требования являются обязательными для исполнения в случае предприятий, индивидуальных предпринимателей, граждан, которые работают в режиме самозанятых. Максимальный размер подобных расчетов составляет сто тысяч рублей по одному контракту. Прочие условия:

• отсутствие ограничений по времени;
• постоянное действие установленного лимита;
• требование применимо ко всем видам договорных отношений;
• в случае заключения нескольких договоров с одним и тем же контрагентом допустимо увеличение обозначенной лимитной суммы.

Проводки

Контроль кассовых операций является одним из приоритетных вопросов эффективного администрирования деятельности предприятия. С целью учета работы с деньгами из кассы используют 50 счет. На дебете отражают поступившие финансовые средства. С помощью кредита фиксируют расход финансов. В таблице ниже представлены проводки бухгалтерского учета, предусмотренные для обычных и распространенных действий с наличностью:

Источник: www.business.ru