Понятие процедуры контроля: что относится к основным этапам

Понятие контроля в менеджменте

Контроль является завершающим циклом основных управленческих функций менеджмента. Он представляет собой процедуру количественной и качественной оценки и учета результатов деятельности организации как объекта, последующее информирование по поводу отклонения действительных показателей от заданных либо их соответствия, а также анализ полученных сведений.

На основе данных, полученных в процессе контроля, формируется очередной этап планирования. Контроль успешно применяется для обеспечения исправной работы предприятия в долгосрочной перспективе и для решения оперативных задач.

Контроль в менеджменте, в соответствии с индивидуальными характеристиками, делится на следующие типы:

• внутренний/внешний — по принадлежности субъекта к исследуемому бизнесу;
• выборочный/общий — согласно масштабам реализации;
• контрактный (договорной)/добровольный/уставной (законодательный) — по юридическим обязательствам;
• кадровый/финансовый/технологический/материальный/исполнительный/результативный — в соответствии с предметом контроля;
• оперативный/тактический/стратегический — согласно направленности действий;
• специальный/нерегулярный/регулярный/экстренный — в соответствии с повторяемостью;
• предварительный/текущий/заключительный — хронологически;
• организационный/групповой/персональный — согласно выбранному управленческому уровню;
• поэтапный/отслеживающий/результативный — по способу осуществления;
• скрытый, гласный — по характеру реализации.

В качестве субъектов контроля могут выступать: поставленные цели и их качество; действия, направленные на выполнение задач; соответствие прогнозируемых и реальных процессов; исполнительность персонала; взаимодействие руководства и подчиненных и т. д.

Как и любая другая функция управления, контроль нуждается в оценке результативности (максимально точного достижения запланированных целей) и эффективности (минимальных затрат бюджета предприятия на осуществление процедуры).

Признаки эффективно организованной контрольной функции менеджмента:

• стратегическая направленность — внедрение и следование основным приоритетам организации;
• целеустремленность — направленность на итоговый сбор информации, выявление проблем и формирование стандартов для эффективного решения бизнес-задач;
• актуальность — постоянная оценка и анализ нужд предприятия на каждом конкретном этапе функционирования;
• доступность — соразмерность задач с потребностями и возможностями исполняющего их персонала, взаимосвязанного с органами контроля;
• адаптивность — гибкость и возможность приспосабливаться к внешним и внутренним изменениям;
• своевременность характеристик, оценок и расчетов;
• результативность — экономичность затрат на осуществление процедуры контроля;
• ответственность — осуществление контроля не только руководящим составом, но и каждым работником в отдельности.

Цели и задачи контроля

Контроль как этап управленческой деятельности преследует следующие цели:

• своевременное, всестороннее выявление недочетов, ошибок и нарушений в работе отдельных работников и целых подразделений;
• формирование способов и путей решения выявленных проблем и последующее инструктирование, обучение персонала;
• обобщение успешного опыта, структурирование его в систему и внедрение с целью совершенствования деятельности управленческого аппарата.

В соответствии с целями, которые необходимо достичь, контролирующее подразделение ставит перед собой следующие задачи:

• диагностика функционирования организации на всех уровнях;
• обратная связь с персоналом предприятия и его своевременное информирование о желательных результатах и путях их достижения, побуждение и мотивация;
• изучение, организация и внедрение новаторских идей и успешного передового опыта.

Функции контроля

Функции контроля направлены на своевременное предупреждение возникновения кризисных ситуаций в штатной работе организации, что достигается путем сбора, анализа, принятия и внедрения решений в действия каждого ее подразделения. Главными инструментами при этом являются: наблюдение, проверка, учет и анализ.

Основные функции контроля в управлении организацией следующие:

• проверочная — определение обоснованности (в том числе юридической) и целесообразности принятых решений, проверка их реализации с соблюдением технических, экологических, законодательных и прочих нормативов;
• информационная — выявление, сбор, генерация и обработка сведений, касающихся фактического состояния и функционирования организации в целом и каждого ее подразделения в частности;
• диагностическая — анализ и оценка реального положения дел внутри организации и на фоне конкурентов, выявление ключевых тенденций изменения состояния, возможных угроз и скрытых резервов;
• прогностическая — создание основы для предположений о потенциальном развитии организации и возможных отклонениях от исходных заданных показателей;
• коммуникативная — организация, совершенствование и поддержание обратной связи;
• ориентирующая — концентрация внимания управленческого аппарата на самых важных объектах;
• защитная — обеспечение сохранности наиболее важных для жизнедеятельности организации ресурсов;
• стимулирующая — поощрение либо наказание персонала согласно результатам проведенных мероприятий;
• корректирующая — на базе полученных результатов проверки преобразование состояния подразделений и поведения персонала до удовлетворяющего необходимым требованиям и характеристикам, либо обеспечение исправного функционирования в случае отклонения от начального курса без ущерба состоянию организации.

Основные этапы процедуры, список

Оперативный контроль в менеджменте представлен в трех формах, продиктованных последовательностью (этапом) исполнения.

Основные этапы управленческого контроля следующие:

• предварительный — проверяющий объем и качество ресурсной базы, поступающей в организацию, прежде чем она станет частью системы производства;
• текущий — предпринимаемый в ходе переработки ресурсов, принятых на предварительном этапе, в продукцию предприятия;
• заключительный — сконцентрированный на результате деятельности организации. Осуществляется по итогам завершенного производственного процесса.

Первые два этапа эффективны в значительной степени, так как способны влиять на качество и верный курс производственного процесса. Важность заключительного этапа состоит в сборе информации, благодаря которой осуществляется планирование дальнейшей деятельности и формируется база поощрения сотрудников.

Классические этапы контроля

Процедура контроля осуществляется поэтапно, с соблюдением очередности ступеней реализации. Основные этапы процесса контроля:

• 1-й этап — стандартизация, выработка эталона. На данном этапе осуществляется установка норм, требований, оптимальных показателей, с которыми будут сравниваться реальные результаты, достигнутые каждым подразделением в частности и организацией в целом;
• 2-й этап — подготовка к реализации и конкретизация предмета контроля, сбор сведений, сортировка. Кроме того, в этот период возможно формирование временной группы подготовленных сотрудников, которые выполняют дифференцированные задачи. После ознакомления с материалом уточняются нормативы, и формируется план действий;
• 3-й этап — измерение реальных результатов. Данная ступень крайне трудоемкая и часто вызывает затруднения. Она требует использования как качественных, так и количественных методов оценки, потому что некоторые виды деятельности невозможно подвергнуть фактическому изменению. Необходимо не только максимально точно подобрать единицы измерения, их частоту и скорость, но и определиться с масштабами контроля;
• 4-й этап — сравнение полученных фактических результатов с установленными ранее стандартами с целью выявления отклонений. В итоге отмечается превышение, снижение или соответствие принятым в начале нормам. На данном этапе важным является определение допустимых отклонений, оказание помощи в устранении недостатков, формирование предложений для подготовки заключения;
• 5-й этап — заключительный — подведение итогов, оценка и коррекция.

Не следует забывать об основной цели проведения процедуры контроля — увеличение эффективности работы, рентабельности и прибыли предприятия. 

Заключительный этап в контроле, чем так важен

Заключительная стадия в процессе контроля основана на сведениях, полученных на предыдущих этапах. Она включает систематизированное подведение итогов, их оценку и формулирование корректирующих мероприятий. Причем после определения результатов возможна следующая схема развития:

• в случае соответствия стандартам или допустимом отклонении от них — поддержание ранее принятого направления и формы деятельности предприятия;
• в случае существенных отклонений от норм:
  • исправление фактических результатов, реализация корректирующего планирования;
  • изменение слишком заниженных либо завышенных стандартов.

Основная цель заключительного этапа контроля — предотвращение ошибочных действий и решений в будущей работе предприятия. Его эффективность напрямую зависит от достоверности собранных и проанализированных сведений. По итогам процедуры контроля возможна не только корректировка внутренних механизмов фирмы, но и пересмотр контрактов и соглашений с партнерами в случае несоответствия изменениям.

При реализации контроля как одного из важнейших инструментов менеджмента следует принимать во внимание человеческий фактор, то есть учитывать возможность негативного влияния процедуры на персонал. Необходимо разъяснить необходимость ее проведения, а также мотивировать сотрудников предприятия на содействие и предоставление максимально точных и правдивых сведений.