Организация документооборота на предприятии

Организация делопроизводства на предприятии или организации

Документооборот – основа жизнедеятельности любой фирмы. Документы гарантируют правильность и обоснованность формирования управленческих решений. Они сопровождают все процессы на предприятии. Без должной организации, правильного хранения и обработки документации можно сильно навредить работе компании. Трата времени на поиск бумаг, утрата, задержка при отправке и получении, дубликаты тормозят производство.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми организован поток документов в учреждении. Она предусматривает рациональные действия, включающие как операции с документацией, так и все ее перемещения в аппарате управления.

Порядок документооборота должен базироваться на принципах, обеспечивающих быстрое прохождение документации по самому короткому пути. Вот эти принципы:

• централизация операций по приему, первичной обработке и отправке бумаг, т. е. вся документация должна обрабатываться в службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

• наименьшее количество инстанций прохождения и исключение возврата документов, если последнее не обусловлено производственной необходимостью;

• грамотная разработка схем прохождения документации (маршрутизация);

• однократная регистрация документов в ДОУ;

• организация предварительного изучения документов (после рассмотрения они либо направляются на резолюцию начальству, либо на исполнение непосредственно в подразделения);

• точное определение исполнителя, постановка задания, установление срока исполнения;

• исключение ненужных согласований, грамотная система параллельного согласования документов несколькими сотрудниками одновременно;

• снижение уровня подписания документации.

 Что регламентирует и описывает документооборот

За свой «жизненный» цикл документ проходит следующие стадии:

• создание;
• обработка;
• передача в архив;
• уничтожение. 

Регламентируются эти шаги при помощи графика, инструкции или положения по документообороту.

Самым заинтересованным в графике документооборота подразделением является бухгалтерия — несвоевременное отражение операций в учете приводит к искажению отчетности. К примеру, если организация своевременно получила счет-фактуры, но передала их в отдел бухучета после сдачи отчета по НДС, то в налоговую придется подавать уточненный отчет.

Именно с помощью графика документооборота назначаются ответственные за составление и передачу документов, а также устанавливаются конкретные сроки по передаче первичной документации в бухгалтерию.

Пример.

График документооборота — это часть системы внутреннего контроля хозяйственной деятельности, который должно наладить каждое предприятие. Это требование Закона о бухгалтерском учете.

Схемы прохождения документов на предприятии

Все документы находятся в ведении генерального директора компании. Он несет за их сохранность персональную ответственность. Независимо от того, придерживается организация требований ГОСТа в вопросах стандартизации документооборота или придерживается своего регламента, у каждого документа есть конкретные этапы «жизнедеятельности»:

• создание или поступление документа;

• первичная обработка. Проверяется правильность доставки, конверты распечатываются, вложения сверяются с описью. Если в описании отсутствует какое-то вложение, то делается соответствующая отметка в книге учета. Бумаги сортируются на требующие и не требующие регистрации;

• предварительное рассмотрение. На этой стадии ответственное лицо определяет бумаги, которые следует передать на резолюцию начальству. Сперва рассматриваются телеграммы, срочные письма;

• регистрация. На этом этапе бумагам присваивается уникальный номер. Он указывается на документе, а также в специальном журнале. Это необходимо, чтобы обеспечить сохранность, удобство поиска и контроль за исполнением. Все бумаги подразделяются на несколько групп, учет которых производится раздельно. Документация бывает: внутренней, входящей, исходящей, конфиденциальной, коммерческой;

• рассмотрение начальником. Руководитель определяет исполнителя и оставляет резолюцию, содержащую Ф.И.О., должность исполнителя и срок;

• исполнение. Ответственный сотрудник выполняет работу. Результат получает секретарь-референт на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых сформирован документ. Бумаги подписываются, регистрируются, после чего передаются на отправку;

• контроль исполнения. На этом шаге секретарь анализирует правильность и сроки выполнения;

• подшивка и отправка в архив. Дела формируются не только сотрудниками канцелярии. Работники других подразделений также участвуют в этом процессе. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарем.

Все документы на предприятии проходят эти стадии. Если на одном этапе происходят задержки, это угрожает сбоем всей работы.

Преимущества электронного документооборота перед бумажным

Современные технологии дают возможность сократить процесс приема, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организациями вводится электронный документооборот. Для этого необходимо программное обеспечение и наличие электронной подписи.

Документ, созданный посредством электронного документооборота должен удовлетворять следующим требованиям:

• создается, хранится и передается посредством компьютера;

• может быть представлен на бумажном носителе;

• содержит все необходимые реквизиты;

• обладает структурой, соответствующей бумажному оригиналу.

Электронный документооборот можно применять в любой компании. Он имеет целый ряд достоинств:

• прозрачность бизнес-процессов;

• повышение исполнительской функции;

• требуется меньше времени на обработку и исполнение документов;

• каждый участник получает именно тот уровень доступа к документам организации, который соответствует его полномочиям, что повышает конфиденциальность;

• оптимизирует процесс обучения новых работников и внедрение новых процессов на предприятии;

• повышает корпоративную культуру. Все сотрудники задействованы в бизнес-процессах.

Делопроизводство в электронной форме сильно упрощает работу канцелярских сотрудников. Но полностью исключить бумажные оригиналы пока нельзя, так как закон требует их наличия.