Суть финансового учета в бухгалтерии

Финансовый учет на предприятии — что это

• собрать информацию о финансах организации и результатах ее деятельности;
• провести обобщение полученных данных;
• обеспечить оформление по всем правилам бухучета;
• зарегистрировать все хозяйственные операции;
• составить финансовую и бухгалтерскую отчетность.

Собранные в результате этого учета данные могут быть полезны руководителям различных рангов внутри самой компании (то есть внутренним пользователям), а также внешним пользователям: финансовым и налоговым органам, банкам, кредиторам, инвесторам.

Финансовый учет во многом пересекается с бухгалтерским в той части, которая касается имущества организации:

• денежных средств;
• вложения финансов;
• арендованного имущества;
• основных средств;
• нематериальных активов;
• других оборотных активов;
• капитала;
• обязательств компании;
• иных источников формирования имущества.

Основные принципы финансового учета

В финансовом учете применяются отдельные принципы бухучета, выбор которых определяется требованиями к отчетности и нормативными требованиями для конкретного бизнеса.

Среди основных принципов:

1. Автономность. Предполагает самостоятельность организации как единого юридического лица, обособленность имущества компании от имущества учредителей, сотрудников и сторонних юрлиц.
2. Двойная запись. Означает одновременное отражение хозяйственных операций на одну и ту же сумму по дебету одного бухгалтерского счета и кредиту другого.
3. Активность организации — она должна быть действующей. Подразумевает нормальное функционирование компании в долгосрочной перспективе с сохранением занятых на рынке позиций и своевременным погашением обязательств перед партнерами (поставщиками и потребителями) в соответствии с договоренностями.
4. Регистрация операций. Необходимо учитывать, отражать все хозяйственные операции на каждом этапе. При этом они должны иметь документальное подтверждение.
5. Предусмотрительность. В условиях недостатка информации необходимо проявлять осторожность в расчетах с целью избежать ошибочного занижения расходов (обязательств компании) или завышения ожидаемых доходов (ее активов).
6. Принцип начисления. Запись операций происходит в момент появления обязательства, а не по факту оплаты. Операция должна быть учтена в тот отчетный период, когда она была совершена.
7. Периодичность. Все виды финансовой отчетности, обобщающие учетную информацию, составляются регулярно: ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Благодаря этому можно сопоставлять отчетные данные и получать финансовые результаты деятельности предприятия.
8. Конфиденциальность. Учетная информация, предназначенная только для внутреннего пользования, является коммерческой тайной компании. Разглашение ее запрещено правилами корпоративной этики, предусматривающими ответственность за нанесение ущерба интересам организации. 
9. Принцип денежного измерения. Для учета всех операций на балансе предприятия необходимо использовать единое денежное выражение в национальной валюте.
10. Преемственность. Позволяет придерживаться национальных особенностей, использовать достижения современной отечественной науки. 

Как правильно организовать, формирование целей

Для правильной организации системы финансового учета необходимо:

• провести тщательную подготовку перед его началом;
• четко представлять, как его вести;
• правильно разделять виды деятельности компании.

Рассмотрим подробно каждый пункт.

Подготовка к ведению финансового учета

Главной целью финансового учета является сокращение расходов компании и увеличение ее прибыли. Поскольку каждый вид бизнеса имеет свою характеристику расходов и доходов, то и характер учета будет во многом зависеть от отрасли предприятия, его структуры, масштабов и других особенностей.

Чтобы понять, от чего зависит прибыль, необходимо ясно представлять состав выручки компании и ее расходов. Для этого надо знать ответы на вопросы:

1. Кто относится к клиентам компании?
2. Какую продукцию (товары, услуги) она им предлагает?
3. Есть ли возможность продавать больше?
4. Что надо сделать для увеличения продаж?
5. Какие затраты существуют у бизнеса?
6. На каких расходах можно сэкономить?
7. Какими затратами невозможно управлять?

Как правильно вести финансовый учет

Существует 3 базовых отчета для ведения бизнеса, которые помогают оценить его состояние:

• управленческий баланс;
• отчет о движении денежных средств;
• отчет о финансовых результатах.

Для составления и оформления этих отчетов существуют уже готовые Excel-таблицы, которые можно адаптировать под свой бизнес, исходя из его специфики. Для этого необходимо разобраться в структуре каждого из отчетов.

Задача управленческого баланса — показать финансовое состояние организации на любой день. При правильном ведении бухгалтерии он позволяет увидеть имеющиеся активы бизнеса (наличные и безналичные деньги, товарные запасы, материалы, оборудование, сырье) и его пассивы (долги: налоги, кредиты, займы), сопоставить их с предыдущими показателями и понять, богатеет или беднеет предприятие.

С помощью баланса владелец бизнеса также видит, где имеющиеся активы «заморожены», т. е. не приносят прибыли и принимает соответствующие действия. Управленческий баланс помогает понять, откуда можно взять средства для неотложных нужд.

Например, владельцу магазина предложили по акции изготовить красочную вывеску.  Проанализировав баланс, бизнесмен видит, что можно сделать небольшую скидку на популярный товар, который он продает с хорошей наценкой. Организовав распродажу с помощью рекламы, он быстро собирает денежную сумму, необходимую для оплаты вывески.

Задача отчета о движении денежных средств (ДДС) — показать финансовый поток за определенный период: месяц, квартал или год. Он демонстрирует, какая денежная сумма была на счетах на начало периода, и какая сумма осталась в конце периода; какие были сделаны выплаты за период и куда они ушли; какая денежная сумма и от кого поступила.

При этом все платежи в ДДС делят на такие категории, как поставки товара, заработная плата, аренда, продажи и прочие. Кроме того, отдельно анализируют операционную, финансовую и инвестиционную части, о которых речь пойдет ниже.

Отчет показывает произведенные операции и объемы имеющихся денежных средств. Являются ли эти деньги прибылью предприятия, или их нужно отдать по имеющимся обязательствам, может показать только отчет о финансовых результатах.

ДДС, построенный с учетом поступлений и расходов будущего периода, способен исключить кассовые разрывы, так как он покажет, какие денежные средства являются свободными для использования, а какие необходимо «заморозить» в счет будущих обязательных расходов (таких, как выплата заработной платы и уплата налогов).

Отчет о финансовых результатах называют еще отчетом о прибылях и убытках (ОПУ). Он также составляется за определенный временной период. По этому отчету видно, какие товары или услуги были реализованы, какую выручку они дали, какие расходы при этом понесла компания, и какую прибыль в результате она получила. Если выручка оказалась меньше, чем затраты, то результатом отчета будет убыток, а не прибыль.

С помощью ОПУ можно понять, как снизить расходы. Например, магазин продает все большее количество товаров, но чистая прибыль от этого не увеличивается. Проанализировав отчет о прибылях и убытках, предприниматель видит, какой товар пользуется наибольшей популярностью у потребителей. Он ищет на рынке более дешевый аналог и закупает сразу большую партию, чтобы получить скидку у поставщика, обеспечив себе в следующем периоде рост прибыли.

Используя ОПУ, можно произвести расчет точки безубыточности, потенциальных доходов и расходов, построить финансовую модель планируемого к запуску бизнеса, чтобы понять, насколько он будет прибыльным.

ОПУ в тесной связке с ДДС показывают, какую сумму из остатка на счете можно направить на выплату дивидендов учредителям или на развитие бизнеса.

Помимо базовых отчетов существуют и дополнительные:

• построение финансовой модели бизнеса для планирования основных показателей, выручки и чистой прибыли, а также для дальнейшего сравнения с реально достигнутыми результатами;
• составление зарплатной ведомости для расчета выплат работникам в случае сложного способа начисления с учетом множества критериев;
• ведение платежного календаря, в который заносят планируемые поступления и выплаты — это позволяет избежать кассовых разрывов и дает возможность принять грамотные решения насчет незапланированных трат. 

Разделение видов деятельности компании

Существует 3 направления деятельности любой бизнес-организации: финансовая, инвестиционная и операционная. 

Под операционной деятельностью понимают основные направления и проекты компании. Ее задачей является обеспечение дохода организации. Примером могут служить оказание образовательных услуг, организация грузоперевозок или доставки еды, бизнес по строительству и ремонту частных домов, прокат каких-либо технических средств — велосипедов, самокатов, автомобилей, инструментов.

Для осуществления проектов необходимо арендовать помещение, сделать ремонт, нанять сотрудников, закупить инвентарь и оборудование, материалы, оплатить коммунальные услуги, налоги, сделать отчисления в фонды.

При разумной организации доходы от операционной деятельности должны со временем увеличиваться. Руководитель компании старается оптимизировать процессы таким образом, чтобы минимизировать на каждой операции ошибки, расходы, потери времени или материалов. Его цель также — нарастить объемы деятельности за счет увеличения числа потребителей, количества товаров или услуг. В комплексе это должно привести к росту прибыли.

Понятие финансовой деятельности подразумевает любое привлечение денежных средств, не связанное с операционной деятельностью (пример: займы, кредиты), и уплату процентов по ним. Сюда же относится выплата дивидендов учредителям бизнеса, вложившим в него собственные средства. 

Следует разделять эти поступления и приток денег от клиентов. Во всех отчетах финансовая деятельность должна учитываться отдельно как от операционной, так и от инвестиционной. 

Необходимо следить, чтобы размер заемных средств был разумным и посильным для бизнеса, а процентная ставка была как можно ниже.

Организация ведет инвестиционную деятельность, когда руководство принимает решение вложить денежные средства в новый проект или в развитие, расширение деятельности компании с расчетом на прибыль в будущих периодах.

С этой целью изымается часть средств из основной деятельности либо привлекаются различные займы. При этом уже работающим подразделениям зачастую приходится урезать бюджет, но в будущем инвестиции должны принести дополнительную прибыль.

К инвестиционной деятельности можно отнести:

• создание нового направления в бизнесе;
• подготовку к производству новых товаров или оказанию новых видов услуг;
• открытие новых подразделений;
• строительство или покупку дополнительных цеховых и складских помещений;
• приобретение оборудования, инструментов или программ, которые в перспективе помогут снизить затраты и добиться дополнительной прибыли.

При инвестировании в будущие доходы имеет смысл учитывать все затраты, начиная с самых первых шагов, чтобы впоследствии объективно оценить полученную прибыль. При этом важно отделять в отчетах инвестиционный и операционный вид деятельности, чтобы доходы от основной деятельности не смешивались с расходами на инвестиции и дали ясное понимание происходящего.

Автоматизация и оптимизация бухгалтерского учета

Способы ведения финансового учета зависят от масштабов бизнеса. При небольшом количестве направлений и ассортимента удобно пользоваться бесплатными Гугл-таблицами. Если же бизнес крупный, то управлять им удобнее с помощью специального сервиса. 

Нельзя полагаться лишь на собственную интуицию и банковские выписки с расчетных счетов — они не отражают реальную прибыль компании. Следить за финансами организации стоит с самого начала ее работы. Эта полезная привычка позволит вовремя вносить коррективы в план развития компании.

Существует ряд специальных инструментов для оптимизации бухгалтерского учета. 

1. Таблицы в формате Google и Excel. В интернете можно найти много уже готовых бесплатных шаблонов под любой тип бизнеса. Необходимо только адаптировать наиболее подходящий вариант до нужного состояния. После этого останется регулярно заносить в таблицу данные о расходах и доходах, анализировать их и понимать, как развивается бизнес. 
2. Управленческий отчет в программах для бухгалтерии. Существуют специальные программные сервисы для малого и среднего бизнеса со встроенным инструментом автоматизации управленческой отчетности. Оплачивать в данном случае нужно только сервис, связанный с бухгалтерской отчетностью, а финансовый отчет является бесплатным дополнением к программе. Схема работы инструмента такова: бухгалтерия ведет учет движения денежных средств, отправляет в банк платежные поручения, разносит банковские выписки, начисляет заработную плату, а система заносит все эти данные наряду с бухгалтерскими отчетами еще и в управленческие. Предпринимателю остается только открыть вкладку «отчеты», внимательно их проанализировать и сделать выводы о перспективах развитии компании. 
3. Специализированные программы для управленческого и финансового учета. Есть специальные платные программы, предлагающие сервис для этих видов учета. Они также являются автоматизированными. Для того, чтобы с ними работать, необходимо интегрировать их с бухгалтерским сервисом и интернет-банком. Все отчеты будут составляться автоматически. Преимущество специализированного сервиса в том, что можно настраивать отчеты под собственные нужды, самостоятельно «конструировать» их.