Информационные потоки в логистике

Что такое информационные потоки в логистике

Понятие «информационный поток» включает совокупность циркулирую­щих внутри логистической системы, между логистической систе­мой и внешней средой массовых сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Основные свойства информационной логистики:

• создание и организация потоков данных;
• сопровождение материальных ценностей во время их перемещения;
• обеспечение гибкой связи между снабжением, производством и сбытом.

Способы существования информационных потоков — бумажные и, в случае автоматизации процессов, электронные доку­менты. 

Для того чтобы необходимые сведения перемещались по направлению к системе управления и от нее своевременно, без задержек происходящих бизнес-процессов, информационная логистика выполняет определенные функции: 

• сбор сведений;
• анализ и классификация фактов;
• перемещение и распределение информации;
• хранение и накопление материалов;
• фильтрование потока для выбора сообщений конкретному уровню управления;
• объединение и разъединение информации;
• выполнение элементарных преобразований;
• управление потоками данных.

Вся полученная и переданная информация используется для реализации управленческих функций:

• планирование;
• учет;
• экономический анализ;
• регулирование.

Что они собой представляют и какими бывают

В логистике информационный поток тесно связан с материальным: циркулирующие в логистических системах материалы позволяют управлять и контролировать совершаемые операции.

Виды информационных потоков в логистике в зависимости от направленности связей могут быть:

1. Горизонтальными, если формирование и передача потоковых сообщений происходит внутри хозяйственных связей одного уровня управления, между партнерами.
2. Вертикальными, в случае движения документального потока по направлению от руководства в структурные подразделения системы.

В зависимости от места прохождения потоков средства управления бывают двух типов:

1. Внешние, когда сведения направлены во внешнюю по отношению к системе среду.
2. Внутренние, когда сведения циркулируют внутри организационной системы.

В зависимости от направления движения классифицируются на:

1. Входные в случае передачи материалов в саму систему или одну из ее составных частей.
2. Выходные в случае передачи материалов за пределы системы или одну из ее составных частей.

В зависимости от степени конфиденциальности перенаправляемых документов подразделяются на:

1. Обычные.
2. Представляющие коммерческую тайну.
3. Содержащие государственную тайну.

В зависимости от области охвата различают:

1. Местные.
2. Иногородние.
3. Дальние.
4. Международные.

Степень синхронизации информационных и материальных потоков в логистике разнится: данные могут опережать, следовать одновременно с ценностями или после них, могут быть направлены в одну сторону или в противоположные. В зависимости от этих обстоятельств меняются и параметры содержания.

1. Опережающий информационный поток движется в прямом направлении и представляет собой предварительное сообщение о прибытии груза, может содержать сведения о заказе.
2. Одновременно в документах, направляемых в прямом направлении, предоставляется информация о количественных и качественных характеристиках товара.
3. После материального потока во встречном направлении следуют справки и акты о результатах передачи груза, подтверждения, претензии.

Особенности передачи информации

Пути, по которым движутся оба потока, могут не совпадать. На циркулирующие сведения влияют:

• источник их возникновения;
• направление движения;
• интенсивность потока;
• скорость приема и передачи.

Чтобы сформировать качественные информационные системы, необходимо исследовать потоки в разрезе конкретных показателей.

1. Источники. Исходные данные создают сами участники логистических цепей или смежные организации.
2. Направление. Движение зависит от характера взаимоотношений корреспондирующих сторон: прямые требования к исполнению, косвенная передача данных для ознакомления с вопросом, горизонтальные связи между участниками одного уровня, вертикальное взаимодействие руководителей с подчиненными.
3. Объем. Метод определения базируется на подсчете количества документов, страниц в потоке либо на величинах измерения компьютерных систем.
4. Периодичность. Значение имеет, как часто формируются передаваемые данные.

Процедуры управления информационными потоками

Успех управленческой деятельности зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка необходимой документации. Движение документов происходит по определенным маршрутам от места их составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным партнерам или сдачи на хранение в архив. Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. Для этого помимо разработки маршрутов их прохождения, устанавливают конкретные сроки нахождения у каждого исполнителя, контролируют перемещение по всем рабочим местам.

Порядок движения выглядит так: 

• создание либо получение документа;
• первичная обработка и регистрация;
• предварительное рассмотрение и передача к исполнению;
• собственно исполнение;
• сдача в архив.

Четкое описание обязанностей, сроков действия, перечень разрешенных и запрещенных к передаче сведений повышает ответственность, исключает дублирование, решает вопрос безопасности хранения и передачи коммерческих данных или секретных файлов. 

Внутренние, входящие и исходящие документы распределяют в соответствии с функциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структуре предприятия, компании, в должностных инструкциях исполнителей.

Схема движения входящей в систему корреспонденции:

• экспедиционная обработка в день поступления;
• сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые согласно внутреннему перечню;
• регистрация тех, что подлежат процедуре;
• предварительная обработка на потоки: для рассмотрения руководства и для исполнения структурными подразделениями;
• резолюция руководителя с определением исполнителя и взятие на контроль;
• работа исполнителя;
• подшивка в дело с отметкой об исполнении.

Обработка исходящих из учреждения сведений:           

• составление проекта исполнителем;
• его согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание руководителем;
• регистрация в специальном журнале;
• отправка оригинала адресату или адресатам;
• подшивка копии в дело.

Процедуры оформления и передачи корреспонденции внутри системы похожи на общие правила работы с исходящими потоками.