Понятие брифинга и для чего он нужен

Что такое брифинг

Значение слова в русском языке

Часто брифинг рассматривают как сокращенную альтернативу пресс-конференции. Брифинги в большинстве проводят официальные представители власти или компаний. Русское использование слова брифинг по смыслу соответствует английскому словосочетанию press briefing («пресс-брифинг»). 

Структурно брифинг составляет:

1. Презентационная часть — предоставление ранее неизвестной информации, сообщений (новостей) относительно темы брифинга.
2. Интерактивная часть — ответы на вопросы журналистов, общая коммуникация с участниками мероприятия.

В чем отличие от пресс-конференции

Брифинг отличается от пресс-конференции:

• выбором тематической направленности и длительностью проведения;

Брифинг не может освещать несколько тем или же несвязанные между собой события. Пресс-конференция предусматривает широкий спектр тем и вопросов. Брифинг зачастую проводится в краткой форме и длится намного меньше полноценной пресс-конференции.

• количеством времени на подготовку;

Пресс-конференция является более сложным мероприятием и требует основательной подготовки. Брифинг зачастую подразумевает сжатые сроки и оперативность подготовки. 

• ориентацией на предоставление в краткой форме значимой информации, которая предусматривает общественный интерес;

Пресс-конференция представляет собой встречу с медиа ресурсами для обсуждения общественно важных тем.

• поводом проведения (предлогом);

Брифинг проводится для ознакомления общественности с новостями относительно резонансных или значимых событий (расследований, происшествий), предоставления результатов важных мероприятий (конференций, съездов, заседаний). Мотивация брифинга — срочность сообщений, необходимость неотложно высказать позицию; пресс-конференции — общение с прессой, у которой накопились вопросы, относительная неспешность, разнообразность обсуждаемых тем.

• отсутствием обсуждений и общений с прессой после проведения основной части мероприятия;
• приглашенными участниками.

Для пресс-конференций присуща практика приглашать не только представителей СМИ, но и других значимых деятелей, представителей общественного мнения, конкурентов или компаньонов (в контексте пресс-конференций коммерческих структур). Брифинг же проводится исключительно для СМИ.

Формы проведения брифинга и их особенности

Брифинг зачастую имеет одну форму проведения — очное информационное мероприятие. Понятие формы для определений типов брифинга не характерно, однако можно схематически выделить такие (зачастую они совмещаются в рамках одного мероприятия):

1. Совещание — наиболее близка к классическому пониманию брифинга. Это зачастую закрытое мероприятие в рамках той или иной организации в форме обсуждения значимых проектов, оглашения достижений, сделанных выводов. Единственная форма, которая не предусматривает необходимость присутствия СМИ.
2. Сводка — это форма характерна для предоставления информации относительно чрезвычайных событий, катастроф, происшествий.

3. По завершению события — это оглашение достигнутых результатов в ходе проведения мероприятий (конференции, биеналле, саммит, заседание, съезд). Здесь важно додерживаться совместной консолидированной позиции, общности формулировок, избегая противоречивости заявлений, которые могут негативно сказаться на одной из сторон.

4. Заявление — можно рассматривать как составляющую часть брифинга по завершению мероприятий. Здесь ключевым является предоставление не просто информации, но определение позиции, которая должна быть продуманной и четкой. Заявление не может быть долгим, иначе оно превращается в пресс-конференцию. Сама форма избирается для оглашения ключевых нюансов, ответов на вопросы.

Кроме этого существует особые, нетрадиционные формы брифинга:

1. Презентация. Данная форма популярна среди коммерческих организаций и компаний. Ее используют для предоставления информации о новом товаре или услуге, или же обнародования информации о своих достижениях. Презентация чаще всего подразумевает проведения приема, близка к пресс-конференции. При этом брифинг — более удачный выбор для привлечения новых инвесторов, покупателей, в то время пресс-конференции поднимаются проблемные вопросы. Данная форма подразумевает особенный тип подготовки, где важно четко проработать бизнес-модель презентуемого объекта и определить концепцию самой компании, ее имидж. На таком мероприятие уместными будут различная культурная программа и наличие фуршета. Здесь присутствует необходимость приглашения представителей СМИ. Презентация отличается от традиционного брифинга тем, что является более неформальной и не несет неотложного характера. Важную роль для презентации играет место организации, допрезентационные и послепрезентационные мероприятия.
2. Собрание. В западных медиа популярна практика, когда телевизионный канал или радиостанция приглашает известную политическую фигуру или публичную личность (из мира искусства, общественного деятеля и т.п.) высказать свои мысли и позицию относительно той или иной темы. Данный формат находится на стыке таких жанров, как интервью и ток-шоу. Часто такая программа предусматривает живое общение гостя не только с представителями данного канала или радиостанции, но и с другими журналистами, участниками самого мероприятия. Также для данного типа брифинга присуще наличие обсуждений приглашенной персоны с аудиторий относительно дискуссионных вопросов.

Особой формой брифинга можно назвать онлайн-брифинг, который проводится дистанционно в упрощенном порядке. Такой тип мероприятия отличается от очной формы только механизмом проведения, при этом он все еще должен следовать большинству правил проведения брифинга. Преимуществом онлайн формата является возможность приглашения большего количества журналистов, а также (по возможности) всех желающих, кто заинтересован в предоставляемой информации. Онлайн-брифинг менее затратный, его легче организовать. Недостатками данной формы проведения является сложность организации коммуникации со СМИ, возможность появления помех и проблем с Интернет-соединением.

Цели и правила проведения

Также целью может быть желание сформулировать ту или иную повестку, официальную позицию организации или (реже) должностных лиц. Задачей же СМИ будет профессионально и качественно донести мысль в массы, осветить ее и проинформировать. 

Чтобы наиболее эффективно и качественно провести брифинг, нужно придерживаться таких правил:

1. Брифинг не может состоять только с одного заявления или предоставления единичного факта расследования. То есть само мероприятие должно отвечать критериям важности и актуальности (медийной, общественной).

2. Модератором (ведущим) встречи стоит выбирать ответственного за связи с общественностью сотрудника организации, который знает специфику общения со СМИ, сможет спокойно и достойно вести себя, а также ответить на все вопросы. Участниками могут быть и другие лица, которые являются значимыми фигурами относительно поднимаемого вопроса (руководители, заместители, официальные представители). Важно не приглашать много участников, что бы мероприятие не затягивалось.
3. Журналисты. Для того, чтобы брифинг был информационно востребованным, нужно заинтересовать представителей СМИ. Журналистов не должно быть слишком много, что бы все присутствующие могли задать вопрос, но и не может быть мало, иначе встреча будет слишком быстрой.
4. Дата проведения. О проведении мероприятия можно сообщить за день или же непосредственно в день проведения. Плохой идей будет выбор тех дат, на которые уже назначены другие важные события (большой праздник или день траура) или более значимые мероприятия (брифинг важной государственной структуры или представителя власти). 
5. Желательно, чтобы у брифинга была определена одна поднимаемая тема.

6. До и после встречи не предусмотрен фуршет или какая-то дополнительная программа для СМИ.

Как правильно донести мысль на брифинге

Правильное донесение мысли — один из наиболее значимых моментов в проведении успешного информационного мероприятии, а также в достижении его эффективных (зачастую ожидаемых) результатов. Чтобы достичь позитивного результата следует придержаватся правил: 

1. Уделить особое внимание подготовке сообщений и правильному подбору информации. Желательно досконально прописать выступления каждого из члена из президиума. Кроме этого нужно предугадать возможные вопросы СМИ (в том числе неудобные) и иметь на них ответ. Позиция выступления должна звучать однозначно и допускать минимальную возможность ее неверного трактования. В выступлении нельзя использовать недостоверную информацию, неподтвержденные факты, поспешные выводы, личные суждения (если только все выше не обоснованно условиями обсуждаемого события, мотивацией организаторов мероприятия и т.п.).
2. Чем событие более значимо, тем более взвешанными, политкорректными и продуманными должны быть формулировки. Стоит избегать резких заявлений, спорных тезисов. В целом поданная информация должна соответсвовать журналистским стандартам.

3. Ответы на вопросы СМИ — краткие и четкие. Лаконичные ответы не только сведетельствуют о копетенции выступающих, но и способствуют более эффективной коммуникации между последними и прессой. Стоит избегать обсуждений и вопросов от СМИ по окончанию брифинга. Ответы на вопросы после брифинга (зачастую не по теме) могут быть спонтанными и непродуманными, расходясь с ранее заявленными фактами.
4. Хороший брифинг — динамичное мероприятие. Затянутость в ответах на вопросы, долгие и несодержательные сообщения будут вредить донесению мысли. 
5. Чтобы ваша иедя была трактована плавильно, подготовьте вспомогательные материалы для журналистов. Это могут быть информационные брошюры, листовки, инфографики, расспечатанные пресс-релизы.
6. Не менее 3-х минут до конца встречи стоит отвести на подведение итогов, которые могут быть в форме заключительной речи. В ней делаются акценты на основные моменты темы брифинга.