Понятие информационного менеджмента

Что такое информационный менеджмент

Представляет собой непрерывный цикл из шести тесно связанных между собой видов деятельности:

• определение информационных потребностей;
• приобретение и создание информации;
• анализ и интерпретация информации;
• организация и хранение информации;
• доступ к информации и ее распространение;
• использование информации.

Объект управления в информационном менеджменте

Объектами являются: рынок информации (аналитика, статистика, консалтинг, сайты и каналы и т.п.), информационные технологии (методы для увеличения прибыли), сама информация в различной форме.

Суть проблемы информационного менеджмента

• Удовлетворение потребностей организаций.
  Профессионалы полагаются на технологии во всех аспектах деятельности. Например, отдел продаж и маркетинга в значительной степени полагается на программное обеспечение для работы с клиентами, чтобы отслеживать их взаимодействие, а бухгалтерии необходимо собственное программное обеспечение для выставления счетов, выставления счетов и отслеживания финансовых операций.

  Сейчас, когда более половины всех компаний полагаются на аналитику больших данных, информационный менеджмент играет еще более важную роль. Прежде чем принять решение, современные управленческие команды, скорее всего, изучат отчеты о текущей деятельности, чтобы убедиться, что они используют факты, а не делают обоснованные предположения.

• Неправильный сбор информации и ограниченная осведомленность.
  Организационные данные порой сложно обрабатывать, а еще сложнее читать. Если не соблюдается схема, то мы собираем данные, а не информацию.
• Трудности при регистрации задач.
  Задача состоит из нескольких команд, в которые входит множество людей. На этом этапе данные, которые записываются в систему, поступают из множества источников. Ошибка в хранении этих наборов данных в единой манере может привести к неправильному хранению данных.
• Доверие, предвзятость и утечки данных.
  Поскольку данные хранятся в ненадлежащем виде, доступ к ним не может быть надежным. Кроме того, эти данные может быть трудно найти и получить к ним доступ.

• Идти в ногу с переменами.
  Если в области информационных технологий можно сказать что-то определенное, то это то, что ничто не остается неизменным в течение длительного времени. Из года в год инновации означают, что программное обеспечение необходимо обновлять и даже заменять. Чтобы оставаться конкурентоспособными, компании должны идти в ногу со временем, инвестируя в программное обеспечение, которое даст им преимущество.

  Однако, реагируя на эти изменения, компании сталкиваются с проблемой, связанной с тем, как заставить сотрудников перестроить свою работу. Когда-то это сводилось к обучению сотрудников переходу от старых бумажных процессов к использованию компьютеров. Сегодня руководителям приходится внедрять новые системы, обеспечивая сотрудников всем необходимым для продуктивной работы.

• Интеграция новых технологий.
  Хотя существует множество комплексных решений, предприятия неизбежно сталкиваются с тем, что в них одновременно работает несколько типов программного обеспечения. Это и общие административные инструменты, такие как Microsoft Office, и специализированные инструменты для ведения бухгалтерского учета, управления взаимоотношениями с клиентами, управления проектами и многие другие. Обеспечить совместную работу всех этих инструментов крайне важно, поскольку в противном случае сотрудники будут вынуждены дублировать процессы.

Задачи и цель

Цель информационного менеджмента заключается в том, чтобы: проектировать, разрабатывать, управлять и использовать информацию с пониманием и инновациями. Поддерживать принятие решений и создавать ценности для людей, организаций, сообществ и обществ.

Успех программы информационного менеджмента можно оценить по восьми ключевым задачам, начиная с доступности данных и их ценности и заканчивая безопасностью, соответствием требованиям и сотрудничеством. Хотя каждое предприятие предъявляет свои требования к информации, одни и те же ключевые цели и задачи могут быть определены для всех секторов и отраслей.

1. Организация информации так, чтобы ее было легко найти и использовать.
   Информационная архитектура (ИА) — это структура информации в организации, на которую опирается информационный менеджмент для обеспечения эффективной защиты информации, возможности ее поиска, удобства использования и интерпретации. Это практика принятия решений о том, как расположить части чего-либо, чтобы они были понятны. Информационная архитектура присутствует повсюду: на сайтах, в приложениях и программном обеспечении, печатных материалах и даже в физических помещениях. Структурный дизайн цифровой среды влияет на каждый аспект бизнес-операций.
2. Максимизация ценности организационной информации.
3. Защита и обеспечение безопасности корпоративной информации.
   Эффективность информационного менеджмента зависит от защиты информации, которая в некоторой степени пересекается с ИТ и имеет важные последствия для конфиденциальности данных и информации, безопасности, кибербезопасности, а также вывода из эксплуатации и архивирования старых технологий. Вывод из эксплуатации и тщательное архивирование старых технологий также важны, поскольку они часто содержат конфиденциальную информацию, которая может быть плохо защищена и сохранена после прекращения их использования.
4. Управление и снижение операционного риска. Эффективная стратегия управления информацией предполагает выявление, оценку, анализ и снижение рисков. Предприятия ежедневно сталкиваются с многочисленными рисками, связанными с ИМ, включая несоблюдение нормативных требований к ведению учета, несанкционированное уничтожение данных, кибератаки, утечку данных, потерю или утечку интеллектуальной собственности или другой ценной информации.
5. Эффективное управление жизненным циклом информационных активов.
   Стратегия управления информацией обеспечивает основу, политику, процедуры и процессы для управления информацией на протяжении всего ее жизненного цикла. В ней учитываются люди, процессы и технологии, необходимые для защиты, управления и повышения ценности и полезности информации.
6. Обеспечение соответствия нормативным и законодательным требованиям.
7. Содействие и поддержка совместной работы как внутри, так и вне организации.
   Сотрудничество, коммуникация и обмен информацией стали жизненно важными для современных предприятий, особенно в организациях, где сотрудники разбросаны по всему миру, работают удаленно или на выезде. Постоянное развитие Интернета привело к распространению сетей и технологических решений, способствующих сотрудничеству. Облачные программные пакеты, такие как Office 365, стали повсеместным явлением на современном рабочем месте, предоставляя такие инструменты для совместной работы, как Microsoft Teams, SharePoint, Trello, Bitrix24.
8. Автоматизация бизнес-процессов с помощью интеграции данных.
   Существенным преимуществом внедрения эффективной программы управления информацией в организации является расширение возможностей для автоматизации бизнес-процессов, что достигается за счет предоставления согласованных и высококачественных данных в бизнес-приложениях. Межсистемные процессы автоматизации бизнеса могут быть легче разработаны с использованием опубликованных API и веб-сервисов, доступных благодаря расширенной совместимости данных.

Направления

Все основные направления связаны с работой информационных систем:

• маркетинг;
• управление;
• развитие.

В нее входят: системы поддержки операций, информационные системы управления, системы поддержки принятия решений и исполнительные информационные системы.

Виды

1. Управление внутренней документацией.
2. Управление публикациями.
3. Управление предприятием включает решение жизненно важных повседневных процессов, таких как управление запасами, бухгалтерский учет, управление персоналом и взаимоотношениями с клиентами (CRM). Управление предприятием поддерживает работу различных бизнес-подразделений путем обмена информацией через общую базу данных.

• стратегический информационный менеджмент — это выбор и определение целей предприятия на долгосрочный (3-5 лет) период, постановка задач;
• оперативный информационный менеджмент — это выполнение исходных данных (заданий) в пределах одного года.

Основные понятия информационного менеджмента

Управление информацией состоит из четырех главных компонентов: 1) люди, 2) политики и процессы, 3) технологии и 4) данные и информация. Каждый из этих компонентов должен работать вместе, чтобы обеспечить эффективные и результативные бизнес-результаты.

Существует три ключевых принципа: доступность, хранение и управление.

1. Доступность в контексте управления информацией сводится к тому, легко ли пользователям получить доступ к данным, когда они в них нуждаются. Такие функции, как полнотекстовый поиск и поля метаданных, поддерживают организацию и удобство поиска, которые необходимы для того, чтобы сделать информацию доступной для пользователей после получения ими доступа к системе.
2. Еще одним ключевым компонентом управления информацией является обеспечение процессов и методик для надлежащего хранения, обслуживания и утилизации данных. Некоторые законы и нормативные акты даже устанавливают специальные правила хранения для важных или конфиденциальных типов информации. Кроме того, необходимо постоянно обновлять данные, чтобы избежать путаницы и защитить их в случае катастрофы.
3. Эффективное управление подразумевает наличие механизмов контроля, обеспечивающих соблюдение процессов и процедур. Также особенно важно разработать и внедрить политику безопасности, чтобы только те, кто уполномочен просматривать или редактировать информацию, могли это делать.