Виды контроля в менеджменте

Что такое контроль в менеджменте 

Контроль является непрерывным процессом. Это циклический вид административной деятельности, состоящий из трех этапов:

• наблюдения;
• оценки;
• урегулирования выявленных проблем.

Под контролем должны находиться:

• цели;
• ход выполнения плана;
• развитие процесса.

Помимо фиксации отклонений, выявления тенденций развития и разработки необходимых мероприятий, важной функцией контроля является создание и своевременная коррекция системы отчетности по финансовым и производственным показателям.

Виды

В соответствии с временным периодом осуществления контроля, его принято делить на три вида: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный

Главной задачей этого вида является проверка готовности к осуществлению следующей стадии деятельности. К сферам, в рамках которых проводится такая проверка, относятся:

1. Распределение финансов, включая создание бюджетов, составление смет.
2. Составление характеристики материальных ресурсов, предполагающее определение качества материалов, использованного в производстве сырья.
3. Создание кадрового резерва, предполагающее проверку навыков и знаний, уточнение квалификации задействованного на предприятии персонала.

Также на этом этапе производится проверка условий, в которых будут выполняться дальнейшие работы. На практике эти условия можно найти в учредительных документах, договорах с подрядчиками, технологических инструкциях.

Текущий

Реализация этой разновидности контроля возможна исключительно в процессе проведения работ. Объектом оценивающих мероприятий в этом случае выступает деятельность сотрудников, а целью является недопущение или своевременная коррекция отклонений.

Условием эффективной реализации является наличие точно сформулированных промежуточных целей, по которым можно отследить допущенные отклонения. Кроме того, необходима отлаженная информационная система, по каналам которой максимально быстро передаются сведения об итогах работы.

Заключительный

Этот вид осуществляется по окончании работ. Его основная цель — предотвращение вывода на рынок бракованной продукции. Сопутствующая — построение эффективной системы мотивации на основе качества проделанной работы.

На этом этапе топ-менеджмент может получить актуальную информацию о корректности системы планирования, особенностях функционирования производства, произошедших сбоях, позитивных моментах.

Формы контроля

Помимо классификации по временному признаку, существует разделение по степени охвата, характеру осуществления.

По степени охвата

Степень охвата оценивается по количеству учтенных в процессе оценки рабочих моментов. Принято выделять сплошной тип и выборочный:

1. Сплошной предполагает наблюдение за всеми структурными элементами предприятия и протекающими в них процессами. Он предпочтителен в ситуациях, когда пропуск брака на следующие этапы представляется невозможным. Особенно часто реализуется при единичном производстве.
2. Выборочный представляет собой точечный контроль, элемент дополнительной проверки технологического процесса. Он больше подходит для массового производства, где продукция выпускается крупными партиями, и сплошная проверка сильно бы затормозила весь рабочий процесс.

По характеру осуществления

По характеру осуществления контроль бывает активным и пассивным.

1. Активная форма призвана предупреждать отклонения от плана, опережать возникающие отклонения.
2. Пассивная, наоборот, реализуется параллельно с возникновением неурядиц: при обнаружении сбоя система реагирует усилением контроля, обнаружением объективных причин, изменением методов управления.

Значение контроля в менеджменте

Правильное построение системы контроля позволяет:

1. Вовремя получать информацию, недостающую для принятия определяющих управленческих решений.
2. Обеспечивать эффективность хозяйственной деятельности.
3. Отслеживать выполнение правил и требований, закрепленных во внутренних документах организации.
4. Удерживать деятельность в законном русле, учитывать федеральные и региональные законы.
5. Сохранять материальные активы, защищать их от расхищения.

Кроме того, контролирующие мероприятия необходимы для предупреждения утечки информации, определяющей успешность бизнеса.

Примеры разновидностей контроля

Поскольку основной функцией предварительного контроля является предупреждение отклонений в работе, хорошим примером этой разновидности служит график планового ремонта оборудования.

Пример 1

Ткацкий цех приобретает программу, отслеживающую сроки проверки технического состояния станков. Благодаря этому большинство потенциальных источников неисправностей устраняется до поломок, оборудование работает в полном объеме, без простоев.

Сущность текущего контроля заключается в оперативном реагировании на возникающие в процессе работы проблемы. Яркий пример — отслеживание объемов продаж.

Пример 2

Большинство офисов федерального банка выполняет план продаж на 90-100%. В некоторых отделениях наблюдается отставание от плана. Руководство проводит анализ, выявляет недостаточное знание сотрудниками продуктовой линейки, поручает провести дополнительное обучение. В результате отстающие офисы приближаются к среднему результату.

По окончании работ выполняется заключительный контроль. Этот тип позволяет определить результативность, найти ошибки в организации труда, сделать выводы для дальнейшего успешного планирования.

Пример 3

В конце года администратор магазина получает статистические данные от кадровой службы, согласно которым текучесть персонала по сравнению с предыдущим периодом повысилась на 30 процентов. Анализ показывает, что повышение количества увольнений связано с изменением системы мотивации, необоснованным увеличением норм выработки. Проработка этих моментов позволит стабилизировать текучесть, снизить расходы на обучение, адаптацию.