Визуальный менеджмент в бережливом производстве

Визуальный менеджмент — что это, сущность

Визуальный менеджмент — это способ передачи ключевых сообщений визуальным способом, который может быть интерпретирован без особых раздумий кем угодно и когда угодно. Это процесс использования компаниями визуальных подсказок, таких как информационные панели, дисплеи, этикетки, вывески, цветовые кодирования и другие обозначения, вместо письменных инструкций для общения со своими сотрудниками.

Визуальный менеджмент также является одним из наиболее интуитивно понятных элементов системы бережливого менеджмента, поскольку он должно позволять любому, кто приходит на работу, даже посетителям или новичкам, видеть и понимать, что происходит с первого взгляда.

Визуальное управление и бережливое производство, какая связь

Отходы рассматриваются как все, что, по мнению клиентов, не добавляет ценности, и за что они не готовы платить. Некоторые из преимуществ бережливого производства могут включать сокращение сроков выполнения заказа, снижение эксплуатационных расходов и повышение качества продукции. Бережливое производство — это практика, которую могут использовать организации из многих областей.

Некоторые известные компании, среди которых Toyota, Intel, John Deere и Nik, активно используют бережливое производство. Этот подход основан на производственной системе Toyota и до сих пор применяется этой и другими фирмами. Компании, использующие планирование ресурсов предприятия, также могут извлечь выгоду из использования системы бережливого производства.

Одним из отличительных признаков бережливого производства является визуальное управление. Данный инструмент несомненно должен применяться и в менеджменте по целям и ключевым направлениям обеспечения эффективности.

В то же время визуализация мониторинга как средство наглядного представления взаимосвязи между процессом деятельности и результатами работы имеет особое значение в управлении.

Визуальный менеджмент в режиме мониторинга помогает руководителю понять успехи и проблемные области организации, предоставляет сотрудникам информацию для самооценки своих действий.

Формы визуального менеджмента

1. Размещение и использование стандартов (методы, качество, техническое обслуживание, поставка материалов, количество деталей).
2. Цели публикации (присутствие на рабочем месте, качество, производительность, затраты, машинное время, сроки доставки).
3.  Мониторинг и публикация достигнутых результатов (устранение пробелов между запланированным и фактическим состоянием).
4.  Предупреждение в случае возникновения проблем (визуальных и/или акустических).
5.  Предупреждение в случае дефектов (визуальное и/или акустическое сообщение об ошибке).

Визуальные инструменты управления, средства отображения информации

1. Методика 5S.

Методы 5S первоначально применялись к производственным операциям, а недавно были распространены на безопасность и офисную деятельность. Визуальные изображения управления 5S являются ключевым основополагающим принципом для создания бережливого предприятия, поскольку концепции организации и упорядоченности направлены на снижение затрат, устранение отходов, отсутствие дефектов, повышение безопасности и сокращение несчастных случаев.

Рассмотрим основные элементы методики:

• Сортировка.

Рекомендуется оставлять только те предметы или информационные данные, которые необходимы для повседневной деятельности. Важно отметить, что сортировке должны подвергаться не только материальные ценности, но и информация, размещенная на персональных компьютерах.

Далее все предметы следует разделить на 3 категории: постоянно используемые, редко используемые, неиспользуемые. Первые следует оставить, вторые следует пометить этикеткой или другим способом (например, наклейкой, выделить цветом, шрифтом и так далее), последние следует удалить (выбросить или списать или переместить в зону хранения).

Если мы не обращаемся с предметами, помеченными этикетками, в течение месяца, то их также следует выбросить или переместить в зону хранения. Те, которые понадобятся, должны найти свое место в рабочем пространстве в будущем.

• Поддержание порядка.

На втором этапе реализации 5S каждый из необходимых предметов должен найти свое место. Для физических предметов, участвующих в процессе создания ценности, можно выделить места для их хранения. Таким примером является маркировка ящиков для инструментов, мест хранения запасов и оборудования и т. д.

Такой подход всегда позволит вам быстро найти нужный предмет (ведь для него отведено специальное место) и своевременно заметить его отсутствие. Цель этого шага — организовать рабочую зону. Каждый предмет должно быть легко найти, использовать и вернуть: место для всего, и все на своем месте.

• Содержание в чистоте.

Это — третий шаг методики 5S, который направлен на устранение грязи, неизбежно накапливающейся под беспорядком. Этот шаг включает в себя регулярную уборку каждой части рабочей зоны — часто ежедневную протирку и более тщательную уборку каждую неделю.

Важно отметить, что этап «содержание в чистоте» не предназначен для работы обслуживающего персонала или уборщиков. Каждый работник должен убирать свою собственную рабочую зону и оборудование, которое он использует.

• Стандартизация правил. 

Первые три шага 5S охватывают основы очистки, организации и уборки рабочего пространства; сами по себе эти шаги принесут краткосрочные выгоды. Четвертый шаг означает регулярные отметки, где и кем возможно подключить к работе новые методы в обычную рабочую процедуру. Этот шаг открывает путь для долгосрочных изменений.

Поддержание и совершенствование созданного порядка путем регулярных проверок и предложений по развитию данной системы. Идея здесь заключается в постоянной приверженности. Важно следовать принятым вами решениям и постоянно возвращаться к более ранним этапам 5S в непрерывном цикле.

2. Канбаны.

Инструмент «канбан» — это решение для визуального менеджмента, которое помогает компаниям визуализировать рабочий процесс, отслеживать ход проекта, анализировать и значительно улучшать бизнес-процессы.

3. Видеозаписи происшествий.

Данный инструмент необходим для выявления, анализа и устранения критических инцидентов, которые могут привести к проблемам в организации. Инцидент — это событие, которое может нарушить или привести к потере операций, услуг или функций. Данный инструмент может помочь восстановить нормальную работу сервиса, минимизировать влияние на бизнес-операции и продолжать поддерживать качество.

4. Визуальные стандарты — размещение стандартных операционных карт (письменных инструкций), скриптов продаж, а также инструкций по использованию оборудования.

5. Визуализация анализа проблем.

Примером такого анализа будет являться составление диаграммы Парето. 

Анализ числовых данных играет важную роль в принятии решений. Эти данные могут быть проанализированы различными способами, такими как гистограмма, диаграмма Парето и круговая диаграмма.

Диаграмма Парето — это особый тип статистической диаграммы. Это инструмент решения проблем, который определяет направление усилий для удовлетворения требований заказчика. Диаграмма Парето представляет собой комбинацию двух графиков, а именно столбчатой диаграммы и линейного графика. 

Итогом анализа диаграммы Парето будет являться:

• определение наиболее значимой проблемы;
• определение причины проблемы;
• расстановка приоритетов в действиях;
• пересмотр принятых мер по исправлению положения;
• определение важных задач.

Преимущества анализа Парето:

• это простой и эффективный инструмент контроля качества;
• диаграмма Парето обеспечивает основу для разделения проблемы и ее первопричины;
• помогает выявить минимальное количество проблем, создающих максимальное количество проблем. 

6. Визуализация ключевых показателей рабочих мест — предоставление визуализированной информации о проблемах и стандартах на рабочем месте. 

7. Таблица перекрестного обучения. Перекрестное обучение дает компании возможность сэкономить деньги: отправляя одного сотрудника на внешнее обучение, например, бухгалтера или IT-специалиста, компания получает возможность обучать весь отдел и внедрять новые знания и технологии без дополнительных затрат.

8. Визуализация общих показателей предприятия — это информация о процессах, приложениях и технологиях предприятия, которые собирают и преобразуют в значимую и полезную информацию, используемую для обеспечения более эффективного стратегического, тактического и оперативного анализа и принятия решений с целью повышения качества деятельности организации.

Этапы внедрения визуального менеджмента

На первом этапе компании необходимо задействовать методику 5S для того, чтобы грамотно организовать и распределить рабочие места.

На втором этапе внедрения необходимо разместить важную информацию на рабочих местах, касательно техники безопасности, качества продукции и правил работы с оборудованием.

На третьем этапе организации необходимо визуализировать показатели эффективности, а также результаты (промежуточные или итоговые) того или иного процесса.

На четвертом этапе внедрения визуального менеджмента принимаются решения на основе визуальной информации.