Что нужно знать о кадровом делопроизводстве

Кадровое делопроизводство — что нужно знать

В подзаконных нормативных актах в законодательстве не закреплено понятие «кадровое делопроизводство», поэтому в процессе его формирования нужно ориентироваться на термин «делопроизводство».

Данный термин приводится в Государственном стандарте Российской Федерации «Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Законодательное и нормативное регулирование

На законодательном уровне данными вопросами занимаются:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Им регулируются трудовые отношения между работодателем и работником. В нем содержится перечень местных нормативных актов, а также других кадровых документов, ведение и наличие которых является обязательным для каждой организации. Также в нем прописаны требования к содержанию каждого документа.
2. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 5-го января 2004 года номер 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данные унифицированные формы в сфере учета кадров распространены на каждое предприятие вне зависимости от формы собственности. Если они осуществляют деятельность на территории Российской Федерации, то должны пользовать унифицированными формами. Единые формы в сфере учета рабочих часов и расчетов с сотрудниками по оплате труда относятся ко всем предприятиям вне зависимости от формы собственности. Исключение — бюджетные организации.
3. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года номер 225 «О трудовых книжках», постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 года, номер 69 «Об утверждении инструкции по ведения и заполнению трудовых книжек». В данных документах утверждаются формы трудовой книжки, а также формы вкладыша в трудовую книжку. В них прописаны правила хранения и ведения трудовых книжек, изготовления бланков для трудовой книжки, а также обеспечения трудовыми книжками работодателей.
4. Инструкция Генерального штаба Вооруженных сил РФ по ведению воинского учета в организациях.

Вопросы кадрового делопроизводства также затронуты в документах, которые касаются общего делопроизводства. Они изложены в следующих документах:

1. ГОСТ Р 6.30-2002 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. ГОСТ Р 7.0.8-2012 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному, издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Его используют вместо ГОСТ Р 51141-98.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Данный документ был утвержден Приказом Федеральной архивной службой России 27 ноября 2000 года, номер 68.
4. Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Самой главной целью кадрового делопроизводства считается налаживание эффективной, функционирующей системы работы с документами в сфере кадров. Задачей кадрового делопроизводства является оформление правильным образом трудовых отношений между предприятием (работодатель) и сотрудником (собственно рабочим).

Кадровое делопроизводство помогает решать такие задачи, как:

• документальное оформление трудовых отношения по требованиям нынешнего законодательства;
• разработка и внедрение эффективной системы управления сотрудниками, которая отвечает стратегическим целям руководства;
• составление регламента взаимоотношений работодателя и работника. Ведение документации в сфере кадров помогает добиваться баланса в отношениях работников и работодателей с помощью структурированной регламентации обязанностей и прав. К примеру — должностные инструкции покрывают вопросы того, чем и как обязаны заниматься работники, круг прав работников, а также прописаны обязанности и объем ответственности;
• создание организационно-правовых основ трудовой деятельности и для работодателя, и для работника. Кадровые документы служат для поддержания интереса работодателя, не допускают игнорирование требований трудового законодательства;
• разрешение трудовых конфликтов. Бывает, что разрешение конфликтных ситуаций зависит от того, как грамотно оформлены кадровые документы. Часто кадровые документы выступают в судебных разбирательствах по трудовым конфликтам одним из письменных доказательств.

Основные направления кадрового делопроизводства

Так деятельность в сфере ведения кадрового делопроизводства включает в себя:

• подготовление документации для приема сотрудника на работу. Включает в себя разработку трудового договора, расписания для сотрудника, а также должностной инструкции. На этой стадии также оформляются кадровые приказы, заполняются трудовые книжки, ведутся личные дела;
• оформление увольнения для сотрудников согласно Трудовому кодексу РФ;
• составление местных нормативных актов, положений, регламентов, инструкций. К ним относятся положения по оплате труда работников, правила внутреннего трудового распорядка, положения о сотрудниках, о премировании, других видов поощрения, о материальной ответственности работников, о коммерческой тайне, об отпусках, о командировках, о структурных подразделениях, о защите персональных данных сотрудников;
• подготовка периодической отчетности в сфере страховых взносов;
• разработка инструкций, а также правил в сфере охраны труда;
• консультация сотрудников по трудовым вопросам.

Основные функции ведения кадровой документации

К основным функциям кадрового делопроизводства относят фиксацию данных о трудовой деятельности сотрудников: приеме на работу, переводах и перемещениях работников, учете рабочего времени, предоставлении отпусков (оплачиваемых и других), увольнении.

Что включает в себя кадровое делопроизводство, список документов

Законодательно не установлены категории кадровых документов, которые должны быть оформлены во всех организациях. Однако существует перечень документации, которую могут попросить показать проверяющие из трудовой инспекции, налоговой, прокуратуры, а также других контролирующих ведомств.

Рассмотрим, какие документы в этой сфере необходимо проверить собственнику или руководителю организации в первую очередь, потому что они считаются обязательными документами для ООО.

К списку обязательных кадровых документов относят:

• трудовые договоры с работниками;
• личные карточки сотрудников;
• трудовые книжки;
• уведомление сотрудников о выборе формы трудовой книжки;
• штатное расписание;
• должностные инструкции;
• регламент внутреннего трудового распорядка;
• график отпусков;
• положение о персональных данных;
• согласие на обработку персональных данных;
• положение об оплате труда;
• табель учета рабочего времени;
• расчетный лист, а также документ об утверждении формы данного документа;
• приказы.

Рассмотрим каждый документ кратко.

Трудовой договор

Данный договор должен быть заключен с каждым сотрудником в письменной форме. Нужно составить и подписать его в течение трех дней с начала работы в организации. Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается на руках у работника.

В трудовом договоре прописывают место работы, сумму оплаты труда, должность, срок действия договора, продолжительность испытательного срока и многое другое. Изменения, которые касаются условий труда (как вариант — увеличение зарплаты) должны быть зафиксированы в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Личные карточки работников

Личные карточки составляют на каждого сотрудника. Обычно их ведут по унифицированной системе № Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1). Также могут применяться самостоятельно разработанные формы, которые утверждаются руководителями. Единственное условие для них — в них должны находиться все нужные реквизиты.

Личная карточка сотрудника считается обязательным элементом кадровой документации. Однако с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных формах первичной учетной документации, не считаются обязательными для применения.

Трудовые книжки

Обычно ведением трудовых книжек занимается отдел кадров. Руководителем организации назначается ответственное лицо по этому вопросу. Трудовую книжку считают основным кадровым документом, который подтверждает рабочий стаж сотрудника. Трудовые книжки должны вестись каждым работодателем.

Работнику, который раньше нигде не работал, трудовую книжку должны завести. Выдать ее должен работодатель по письменному заявлению работника. Работодатель при выдаче сотруднику трудовой книжки берет у него плату, сумма которой зависит от суммы расходов на приобретение трудовой книжки. Это правило действует согласно п.47 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 №225.

Кроме трудовых книжек в перечень кадровых документов, которые обязательно должны быть у компании, входит и книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей в них. Также нужно иметь в наличии приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, вкладышей, согласно Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 №69.

В случае увольнения сотрудника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику на руки в последний день работы. Факт передачи сотруднику трудовой книжки отражают в книге учета движения трудовых книжек, вкладышей. В пункте 12 указывают дату выдачи книжки, а в пункте 13 ставится подпись работника.

Трудовую книжку можно отправить по почте, если работника не было в день увольнения на работе, он отказался от получения книжки, а также если работник сам согласен на пересылку трудовой книжки.

В данной ситуации работодатель обязан отправить сотруднику уведомление о том, что ему нужно прийти за трудовой книжкой, либо же дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. Это согласовано ч.6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

1 января 2020 года был введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года необходимо было уведомить всех сотрудников о выборе формата трудовых книжек. Сначала конечная дата была 30 июня, но была перенесена из-за пандемии коронавируса, согласно постановлению Правительства от 19.06.2020 № 887.

Уведомления должны были быть произведены письменно. Министерство рекомендовало выдавать бумажные уведомления двух видов: одно уведомление сотрудник должен оставить у себя, а на втором ставится отметка о получении, оно возвращается работодателю.

Штатное расписание

В штатном расписании указывается структура, численность сотрудников, штатный состав. Также включается перечень структурных подразделений, названия должностей, профессий с указанием квалификации (категорий, разрядов, классов). Штатное расписание в сфере кадрового делопроизводства входит в состав обязательных кадровых документов, согласно ст. 15, 57 ТК РФ.

Должностные инструкции

Должностная инструкция не является обязательным документом кадровой службы, потому что организация самостоятельно решает, нужно ли ей разрабатывать ее или же нет. Однако в случае возникновения спорных ситуаций с работником должностная инструкция может пригодиться. К примеру, если работник заявляет, что он был неправомерно привлечен к дисциплинарной ответственности, то без инструкции сложно будет что-то доказать.

Правила внутреннего трудового распорядка

В данном документе должны быть прописаны порядок увольнения и приема на работу сотрудников, обязанности и права сторон, режим работы, меры взыскания и поощрения, время отдыха. Все это должно быть в правилах внутреннего трудового распорядка согласно ст. 189 ТК РФ. Нового сотрудника нужно познакомить с Правилами, обязать подписать.

График отпусков

Это обязательный кадровый документ в силу статьи 123 ТК РФ. График составляется руководителем отдела кадров, если он есть, подписывается генеральным директором. Надо сдать его не позднее середины декабря, то есть за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все сотрудники. При составлении графика отпусков нужно помнить, что в случае деления отпусков на несколько частей, одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными работников входит в список кадровых документов. Они должны быть в обязательном порядке в каждой компании, согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ. В положении должны быть прописаны состав персональных данных, порядок передачи третьим лицам, обработки информации, обязанности и права работников в процессе обработки.

Положение составляют в произвольной форме, но оно должно соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Работники организации должны быть ознакомлены с Положением, подписать, что ознакомлены.

Согласия на обработку персональных данных

За отсутствие согласия сотрудников на обработку данных предусмотрены штрафы. Для компаний штраф составляет от 15 до 75 тысяч рублей, а для должностных лиц составляет от 10 до 20 тысяч рублей, согласно ст. 13.11 КоАП РФ.

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляют тогда, когда на предприятии помимо фиксированных окладов предусмотрены другие выплаты (например, бонусы, премии), действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописываются принципы оплаты труда, порядок индексации заработной платы, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий, согласно ст. 135 ТК РФ.

Все эти пункты могут быть прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяются в отдельное положение — так создается меньше вопросов в случае проверки контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Организация должна вести учет времени, которое отрабатывает каждый работник, согласно ст. 91 ТК РФ. Для контроля этого используют табель учета рабочего времени в форме № Т-12, Т-13 или же в разработанной работодателем самостоятельно системе. На основании данного табеля происходит начисление заработной платы, заполняют расчетные листки. Таким образом табель входит в самые главные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

В случае выплаты заработной платы работодатель должен в письменной форме известить каждого работника о том, из каких частей состоит его зарплата. Зарплата выплачивается за конкретный период, определяются ее размеры, основания удержаний, которые произведены. Нужно также известить об общей денежной сумме, которая подлежит к выплате.

Из-за того, что государством не предусмотрена унифицированная форма расчетного листка, эта форма разрабатывается работодателем самостоятельно. Форма расчетного листка утверждается приказами, а также другими внутренними кадровыми документами.

Приказы

Разные неунифицированные форматы приказов, которые компания составляет самостоятельно, могут включаться в обязательную кадровую документацию. Приказы по вопросам основной деятельности связаны с работой предприятия как юридического лица. К примеру, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетов, об формировании воинского учета.

Приказы по вопросам личного состава — обычно унифицированные — издаются по вопросам, которые связаны с деятельностью организации как работодателя (о переводе, приеме на работу, увольнении, премировании и др).

К числу факультативных кадровых документов предприятия относят:

• положение о структурных подразделениях организации;
• положение о персонале;
• должностные инструкции;
• положение об аттестации работников.

Чем грозит отсутствие кадровой документации в организации

Конкретной статьи за неведение кадрового учета в трудовом законодательстве не существует. Работодателя можно привлечь по части 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде. Штраф для должностных лиц составляет от 1000 до 5000 рублей (или предупреждение). Штраф для организаций составляет от 30 000 до 50 000 рублей.