Основные сведения о регистрах бухгалтерского учета

Что такое регистры бухгалтерского учета и зачем они нужны

Экономисты определяют термин «учетный регистр» как совокупность документов в форме специализированных таблиц. Они регистрируют группировки, обобщают данные бухгалтерского учета о присутствии средств хозяйственного характера и операциях над ними. Они хранят учетную информацию, служащую базой для составления бухгалтерской отчетности организации и оперативного учета.

Типы регистров, которые должны присутствовать в бухгалтерском учете, установлены приказом № 94 МФ РФ от 31.10.2000.

Юридическими лицами часто используются:

Хозяйственные операции

Точность информации, а также правильность составления являются теми пунктами, которые требуют от бухгалтера особенного внимания. Однако ошибки все равно могут возникать. Часто документация страдает от математических и механических ошибок — их государство разрешает исправлять.

Последний метод применяют только тогда, когда ошибка в учетных регистрах не влияет на итоговую сумму. Бухгалтер должен аккуратно перечеркнуть ошибочные данные, при этом приписав рядом нужную, правильную информацию.

1. Если в регистре появились исправления, то внизу документа должна стоять фраза «исправленному верить» с указанием на замененную информацию и то, чем она была заменена; подпись бухгалтера и дата исправления. Данная методика нашла широкое распространение в неверных справках и пояснительных записках.
2. Если в учетном регистре есть ошибка, которая касается корреспонденции счетов, то работник должен применить первичный вариант корректировки (его также называются термином «красное сторно»). Нужно продублировать красными чернилами ошибочную информацию, а потом обычной ручкой произвести правильную проводку. Если в корреспонденции ошибок нет, но конечная сумма с ошибкой, то бухгалтером может быть применена дополнительная проводка. Она подразумевает отражение итоговой суммы в этой же корреспонденции.

Регистры бухгалтерского учета нужны для гармоничной и нормальной работы каждого предприятия. Нельзя составить финансовую отчетность, если регистры отсутствуют. Информацию из регистров часто используются для анализа статистики, в финансовой отчетности и в общих результатах организации.  

Виды регистров бухучета

С помощью учетных регистров можно накапливать и систематизировать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию. Впоследствии ее можно использовать для бухгалтерской отчетности и отражения на счетах. На основе данных из учетных регистров составляют финансовые отчеты организации.

Данные, которые содержатся в первичных учетных документах, должны подлежать своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Все элементы бухгалтерского учета должны быть отражены в соответствующих регистрах без изъятий и пропусков (ч. 1, 2 ст. 10 закона № 402-ФЗ).

Сроки составления бухгалтерских регистров определяются налогоплательщиком самостоятельность. Они зависят от объема данных, которые нужно зарегистрировать. Таким образом, при большом объеме документооборота бухгалтерские регистры могут формироваться каждый день, при малом объеме — поквартально или помесячно.

Выделяют следующие регистры бухгалтерского учета по специфике ведения записей:

• систематические. В таких регистрах ведут записи по счетам. Одним из примеров можно считать главную книгу организации;
• хронологические. В них записи ведут по календарю без специфической систематизации. К ярким примерам можно отнести кассовую книгу, журналы регистрации;
• синхронистические. Они объединяют в себе специфику ведения регистров, присущих перечисленным выше типам. Ярким примером данной разновидности бухгалтерских регистров может служить журнал-ордер.

Выделяют следующие типы регистров бухгалтерского учета по форме их построения:

• односторонние;
• двусторонние;
• «шахматки». В таких регистрах производят записи по дебету счетов горизонтально, а по кредиту — вертикально.

Выделяют следующие типы регистров бухгалтерского учета по их содержанию:

• аналитические. В данных регистрах происходит конкретизация показателей определенного синтетического счета. Их используют для контроля за движением и состоянием материальных ценностей, расчетов с контрагентами и пр.;
• синтетические. В данных регистрах записи делают на основании сгруппированных однородных документов в денежном эквиваленте, в обобщенном виде. В качестве примера служит главная книга;
• комплексные. Данный регистр соединяет в себе признаки первых двух типов. Его применяют обычно в журнально-ордерной разновидности учета.

Выделяют следующие типы регистров бухгалтерского учета по внешнему виду:

• карточки. Это бланки, имеющие вид разграфленной таблицы. Карточки, в свою очередь, делят на контокоррентные, инвентарные и многоколончатые. Пример — карточка для аналитического учета сырья\материалов;
• книги. Сброшюрованные и разграфленные многостраничные регистры. Обычно страницы в книгах пронумерованы, скреплены подписью главного бухгалтера, прошнурованы. Пример такой книги — книга по учету основных средств;
• свободные листы. Является своего рода масштабированной карточкой. Примером может служить ведомость;
• машинограммы. Это регистры, которые распечатываются и составляются при помощи компьютера.

Обобщим все виды бухгалтерского учета:

Перечень всех регистров бухгалтерского учета

В данных Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 сказано, что унифицированные типы регистров бухгалтерского учета не являются больше обязательными для использования. Однако исключением являются те, которые установлены уполномоченными органами. В настоящий момент при формировании регистров бухгалтерского учета в организациях нужно соблюдать наличие обязательных реквизитов в них. Согласно п.4 ст. 10 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011.  

Формы регистров бухгалтерского учета государственных предприятий устанавливаются в соответствии с существующими бюджетными законами. Перечень этих регистров был утверждён приказом Минфина от 30.03.2015 №52н.

Однако практика показывает, что коммерческие организации часто в процессе разработки своих регистров берут за основу список и формы регистров, предназначенных для государственных предприятий.

Покажем часть из данного перечня в виде наиболее используемых на практике регистров:

Как утвердить регистры для работы

Рассмотрим, как можно утвердить выбранные бланки. Очередность действий зависит от того, какие документационные формы бухгалтер решил использовать в своей работе.

1. Первый вариант. Работа по унифицированным формам. Предприятиям государственного сектора можно прописать в учетной политике, что будут использоваться для работы унифицированные формы и бланки, утвержденные приказом Минфина № 52 н. Не нужно прикладывать образцы, можно просто перечислить наименование журналов, которые будут использованы в работе. Обязательно указать коды журналов по ОКУД.
2. Второй вариант. Работа по собственным формам. Если организация использует самостоятельно разработанные бухгалтерские регистры, то эти документы нужно перечислить в тексте учетной политики, в нужном разделе. Потом нужно оформить каждый документ в виде приложения к учетной политике. Тут же нужно прописать, какие регистры бухгалтерского учета обязательно нужно распечатывать. Даже если регистры будут составлены в электронном формате, подписываться ЭЦП, образцы нужно утвердить. При проверке контролеры должны потребовать приказ\распоряжение об утверждении учетных регистров (то есть учетную политику и приложения к ней).

Форма регистров синтетического и аналитического учета

Формы регистров бухучета разрабатываются предприятием самостоятельно, утверждают их в Учетной политике (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Регистр бухучета может быть составлен как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Однако документ в электронном виде должен быть подписан электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).  

Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета обязаны содержать эти реквизиты, согласно ч. 4 ст. 10 закона от 06.12.2012 № 402-ФЗ:

• наименование регистра;
• название предприятия, составившего регистр;
• дата окончания и начала ведения регистра, период, за который данный регистр был составлен;
• систематическая или хронологическая группировка элементов бухгалтерского учета;
• величина денежного измерения элементов бухгалтерского учета с указанием на единицы измерения;
• название должностей сотрудников, ведущих регистр;
• подписи сотрудников, ответственных за ведение регистра, с указанием инициалов, фамилий, других реквизитов, необходимых для идентификации данных сотрудников.

Регистры синтетического учета

Самый распространенный регистр бухгалтерского учета — оборотно-сальдовая ведомость по счетам синтетического учета. Систематизированная информация об оборотах и остатках по всем используемым синтетическим счетам предприятия за выделенный период представляется в виде:

К регистрам синтетического учета относят также журналы-ордера, главную книгу и тд.

Регистры аналитического учета

Данные этого вида учета детализируют информацию, которая отражается на синтетических счетах. Они могут строиться по принципу оборотно-сальдовой ведомости по определенному счету. Приведем пример: аналитический учет по счету 10 «Материалы» будет вестись по местам хранения сырья и отдельным наименованиям материалов, согласно приказу Минфина от 31.10.2000 № 94н.

Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 можно представить как регистр аналитического учета следующим образом:

Регистры аналитического учета представляют в виде карточек аналитического учета к синтетическим счетам, аналитических ведомостей, других аналогичных документов.

Пример бухгалтерского регистра

Рассмотрим один из самых распространенных образцом регистров бухгалтерского учета в учетной политике — главную книгу. Операции записывают в разрезе счетов с помощью двойной записи. Если какой-то счет не используется, то записи по нему не ведут.

Ошибки в первичных учетных документах

Если в первичных учетных документах находят ошибку, то ее можно исправить. Нельзя принимать к бухгалтерскому учету документацию с исправлениями, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

В процессе заполнения авансового отчета работником была допущена ошибка в указании суммы расхода на билет на поезде из Нижнего Новгорода в Москву — 2 536,17 рубля. Верная сумма составляет 2 546,17 рубля. Итоговая сумма расходов верна. В результате проверки работником, который ответственен за составление авансового отчета, были внесены следующие исправления:

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета

Порядок исправления ошибок в регистрах бухучета будет различаться в зависимости от периода нахождения ошибки, а также ее характера.

Итоги

Использование регистров бухгалтерского учета — обязательное условие для всех компаний. На их основании составляют отчетность. Более того, они нужны для накопления, а также систематизации важной финансовой информации.

Коммерческие предприятия разрабатывают формы регистров бухгалтерского учета самостоятельно. Обычно на основе существующих и часто используемых регламентированных некогда форм. Они утверждаются приказами руководства. Государственные предприятия должны использовать формы регистров, которые утверждаются Минфином.

На практике происходит такое, что при ведении налогового и бухгалтерского учета совершают ошибки. Обычно они обнаруживаются в результате контрольных мероприятий. Ошибки, выявленные в процессе проверки, должны быть исправлены.

Причины допущения ошибок в процессе ведения бухгалтерского учета существуют разные:

• неверное отражение информации в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета;
• неточности в вычислениях (счетные ошибки);
• неверная классификация хозяйственной операции (например, неверное применение аналитических кодов бюджетной типологии);
• неверное отражение учетных данных в процессе ввода в программу;
• технический сбор программного обеспечения и пр.

Ошибки по своему характеру могут быть несущественными и существенными. Существенность ошибки организация должна определить самостоятельно. Исходить нужно из величины искажения отчетных и учетных данных, а также иных факторов.

Обычно ошибка считается существенной, когда она может существенно повлиять на экономические решения пользователей, которые они принимают на основе бухгалтерской отчетности, составленной за отчетный период, где было допущено искажение данных.