Основные сведения о коммерческих документах

Понятие коммерческих документов

В этой группе документов указана стоимость, количественные и качественные характеристики товара. Продавец оформляет эти документы на фирменном бланке, а покупатель оплачивает их.

Виды коммерческих документов

Коммерческий счет-фактура является основным бухгалтерским документом. В нем содержится просьба продавца к покупателю уплатить определенную сумму платежа за поставленный товар.

В счете-фактуре должны быть указаны: цена за единицу товара и общая сумма счета-фактуры или платежа; основные условия доставки товаров; способ оплаты и способ оплаты; наименование банка, в котором производится платеж; информация об оплате транспортных расходов (когда и кем); информация о страховке (кто платит) и размере страховой премии (для поставок на условиях CIF).

Счет-фактура оформляется в большом количестве экземпляров (иногда до 25). По выполняемым функциям счета-фактуры делятся на: счет-фактуру, спецификацию счета-фактуры, счет-проформу.

Инвойс и счет-фактура

Инвойс — это документ, который оформляется при международном торговом сотрудничестве, когда речь идет о поставках. Иногда его называют счетом-фактурой, но это не вполне соответствует факту.

Счет-фактура, в отличие от инвойса, является скорее документом для налоговых органов, созданным с целью определения суммы НДС. Но поскольку его оформление завязано на фактическую отгрузку товара, то он так же является неотъемлемой частью отгрузочных документов, как и инвойс. 

Инвойс же по своим функциям ближе к российскому аналогу товарной накладной либо акту выполненных услуг (работ).

В этом документе содержится информация о продавце и покупателе товара, количестве и дате заказа, условиях доставки и оплаты, подробное описание товара. Кроме того, в этом документе содержится информация о кодах, нумерации и количестве упаковок и ориентировочная цена товара.

Оба документа выполняют функции:

• платежного документа;
• документа, который подтверждает место производства товара;
• грузосопроводительного документа.

Инвойс и счет-фактуру оформляет продавец товара.

Счет-проформа — документ, подобный счету-фактуре, содержит информацию о цене и стоимости доставки товаров, но не является расчетным документом. Он не содержит требования об уплате указанной в нем суммы и, следовательно, при выполнении всех других функций счета не выполняет основную функцию счета как платежного документа.

Этот тип счета-фактуры может быть выставлен на отгруженные, но еще не проданные товары, и наоборот. Чаще всего выдается для доставки товаров на отгрузки, выставки, ярмарки, аукционы.

Основными функциями спецификации являются:

• приложение к договору;
• обязательная часть расчетно-платежного документа;
• грузосопроводительный документ на всю партию данного товара.

Технические характеристики составляются продавцом. В спецификации указан перечень всех видов и разновидностей товаров, входящих в партию, а также количество и вид товаров для каждого города. Стоит отметить, что спецификация — это прежде всего дополнение к счету-фактуре на поставленные товары разных классов и наименований.

Техническая документация необходима для поставки оборудования и технических товаров народного потребления. Содержит: паспорт, формы и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, списки запчастей, инструменты, приспособления и т. д.

Техническая документация составляется на языке страны покупателя или на разных языках. Важно, чтобы потребитель мог ознакомиться с инструкцией перед использованием продукции. Для товаров массового производства техническая документация должна быть изготовлена полиграфическим способом.

Упаковочный лист — документ, содержащий перечень всех видов и классов товаров, находящихся в каждой товарной единице (коробке, коробке, контейнере) и требуемых, как правило, когда в одной упаковке находятся товары разного ассортимента. Он используется в качестве дополнения к счету при отправке большого количества товаров или когда количество, вес или содержание отдельных товаров отличаются.

Упаковочный лист может быть оформлен в виде накладной, содержащей перечень деталей, узлов, агрегатов всей машины, упакованных в нескольких местах, с описанием содержимого каждого места. Список для выбора обозначается дробью, числитель которой указывает номер партии груза, а знаменатель — количество мест в этой серии. Он собирается производителем перед отправкой всей партии товара.

Сертификат качества — документ-сертификат, подтверждающий качество фактически поставленных товаров и их соответствие условиям контракта. Придает свойства товара или подтверждает соответствие товара определенным стандартам или техническим условиям заказа.

Он выдается соответствующими компетентными организациями, торговыми палатами, специальными лабораториями как в стране экспорта, так и в стране импорта. Стороны могут договориться о выдаче справок различных надзорных и проверяющих органов, институтов, палаты мер и весов и т. д. Производитель также может выдать сертификат качества, если это указано в контракте.

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо — это документ, подтверждающий, что поставленные товары (обычно оборудование) соответствуют условиям конкретного контракта. В случае поставки оборудования она также может включать гарантию поставщика на безаварийную работу при соблюдении заказчиком правил эксплуатации.

Протокол испытаний — этот документ составляется после того, как продавец совместно с представителем покупателя проводит испытания заказанного товара в заранее определенный день и время в компании продавца.

Документ, иногда называемый сертификатом, содержит подробное изложение результатов испытаний, показывающих, соответствует ли изготовленный продукт условиям заказа. Отправляется заказчику. Обычно на основании протокола испытаний стороны подписывают расписку.

Разрешение на отгрузку — документ, выдаваемый представителем покупателя после приемочных испытаний оборудования на объекте поставщика с целью определения соответствия товара условиям заказа. Он содержит информацию о дате поставки по контракту, дате готовности и проведенных тестах, а также указание на то, что этот продукт может быть отправлен в конкретную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

Понятие документации и виды счетов

Банковский счет открывается банком для физических или юридических лиц, которые могут использовать счет для сбора безналичных денежных средств и участия в безналичных расчетах и движении денежных средств. Все типы счетов, которые могут открываться банками в Российской Федерации, перечислены в соответствующих инструкциях Банка России. В соответствии с инструкцией 28-И, банки могут открывать следующие типы счетов:

• корреспондентские субсчета;
• расчетные счета;
• текущие аккаунты;
• бюджетные счета;
• судовые депозитные счета;
• депозитные счета;
• счета нотариусов и правоохранительных органов;
• счета судебных приставов.

Новые типы счетов

Новые типы банковских счетов были официально введены в России в 2014 году путем внесения соответствующих поправок в Гражданский кодекс. Новые типы счетов могут использоваться компаниями в различных сферах бизнеса в своей финансово-хозяйственной деятельности. К новым типам счетов относятся:

1. Именной счет открывается на имя владельца счета и дает ему возможность совершать операции со средствами на этом счете, принадлежащими другим владельцам (бенефициарам).
2. Залоговый счет, позволяющий закладывать безналичные денежные средства.
3. Счет эскроу, на который средства владельца счета депонируются для передачи бенефициару (другому лицу) при определенных обстоятельствах, предусмотренных в контракте.

Основные типы счетов

1. Текущий счет открыт для физических и юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
2. Позволяет совершать безналичные операции, связанные с хозяйственной деятельностью.
3. Текущие счета открываются для личных нужд физических лиц.
4. Бюджетные счета предназначены для бюджетных операций. К основным типам счетов также относятся счета, отсортированные по назначению.
5. Сберегательный счет можно пополнять меньшими суммами и предназначен для долгосрочных накоплений.
6. Накопительный счет можно пополнять на любую сумму. 

Информация, составляющая коммерческую тайну

Коммерческая тайна — это конфиденциальность информации, позволяющая ее владельцу в существующих или потенциальных обстоятельствах увеличить доход, избежать недопустимых затрат, сохранить позицию на рынке товаров, работ, услуг или получить другие коммерческие выгоды. Раскрытие (передача, утечка) информации может нанести вред его интересам.

Информация, составляющая коммерческую тайну — информация о деятельности компании, ее подразделениях, отдельных сотрудниках; другая информация, принадлежащая компании, имеющая фактическую или потенциальную ценность для бизнеса из-за неизвестности третьим лицам, не имеющая свободного доступа к ней на законных основаниях, в связи с чем владелец таких данных (Компания) ввел режим коммерческой тайны.

Информация, составляющая коммерческую тайну компании, включает коммерческую, финансовую, экономическую, технологическую информацию, технологические секреты компании (ноу-хау), все анализы, прогнозы и планы, данные, содержащиеся в официальной документации компании (кроме официально опубликованных), идеи и разработки, полученные сотрудниками в своей работе.

Конфиденциальная информация — информация о деятельности компании, ее подразделений, отдельных сотрудниках, другая информация, принадлежащая компании, не имеющая фактической или потенциальной коммерческой ценности или содержащаяся в «Перечне сведений, не составляющих коммерческую тайну» (Постановление Правительства Российской Федерации от Российской Федерации 5. 12. 91 № 35) или в ст. 5 Федерального закона «О хозяйственной тайне», в связи с чем собственник (компания) принимает меры по защите конфиденциальности.

Информация, составляющая конфиденциальную информацию, включает финансовую и экономическую информацию, которая не может быть отнесена к коммерческой тайне, персональные данные сотрудников и подрядчиков, информацию об организационной и кадровой структуре, принципах и методах организации систем безопасности и защиты информации.

Раскрытие коммерческой тайны и конфиденциальной информации является уголовным преступлением (действие или бездействие), в результате которого информация, составляющая коммерческую тайну и конфиденциальную информацию, становится известна третьим лицам без согласия компании, а также в нарушение трудового договора.

Разглашение коммерческой тайны означает:

• раскрытие информации, владение которой является частью служебных обязанностей сотрудника, другим сотрудникам, не имеющим к ней доступа в силу своего служебного положения, а также третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании;
• раскрытие случайно полученной информации сотрудникам, не имеющим доступа к этой информации, а также третьим лицам, не являющимся сотрудниками Компании;
• получение информации, составляющей коммерческую тайну, специальными средствами или незаконными действиями.

Что мы узнали?

Во-первых, к коммерческим документам относится внешнеторговый контракт, подтверждающий совершение сделки купли-продажи с иностранным контрагентом и подразумевающий обязательства сторон на всех этапах передачи товара от продавца к покупателю. Эта группа документов идентифицирует товары с количественной, качественной и стоимостной точки зрения.

Документы, отражающие стоимость, количество и качественные характеристики товара как предмета внешнеторговой сделки, могут рассматриваться как счет-фактура, спецификация, документ с указанием страны происхождения товара, а также упаковочный лист.

Информация, составляющая коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, должна быть раскрыта государственным органам и их должностным лицам, действующим на законных основаниях, в пределах полномочий, предоставленных им законом, в порядке, установленном применимым законодательством, с письменного разрешения Генерального директора или заместителей Генерального директора.

При этом о предоставленной информации необходимо сообщить Генеральному директору и Службе безопасности (СБ) компании.