Процесс контроля в менеджменте

Что такое контроль в менеджменте

Контроль выступает одной из функций менеджмента и позволяет компании добиваться поставленных целей за счет надзора со стороны уполномоченных лиц.

Руководители должны помнить, что слишком жесткий контроль может иметь сам по себе отрицательное влияние на деятельность компании, так как сотрудники начинают ощущать дискомфорт на рабочем месте, их мотивация может падать, что ухудшит производственные показатели фирмы. Поэтому контролировать работу нужно грамотно и органично.

После получения результатов можно заниматься планированием последующей деятельности. 

Функции контроля

Функции контроля призваны выявлять возможные риски, которые могут стать причиной кризиса. Делается это при помощи сбора и анализа информации, наблюдений и других способов познания.

Выделяют следующие основные функции контроля:

• информирующую, которая предполагает сбор материалов, отражающих текущее состояние дел в компании и ее структурных единицах;
• проверяющую, означающую обоснование тех решений, которые принимает руководство, и соответствие их требованиям законодательства и внутреннего устава;
• диагностирующую, которая дает реальную характеристику текущему состоянию компании, ее сильным и слабым сторонам, выявляет точки роста и возможности их использования;
• прогнозирующую, которая предполагает выдвижение предположений касательно будущего предприятия в конкурентной рыночной среде;
• коммуникационную, которая означает выстраивание процесса получения качественной обратной связи;
• ориентационную, предполагающую направление основных усилий управленцев на ключевые направления работы фирмы;
• защищающую, при которой происходит сохранение важных ресурсов, которые могут быть использованы в будущем;
• стимулирующую, которая может заключаться в поощрении или наказании сотрудников в соответствии с итогами проверок;
• коррекционную, когда происходит улучшение общего состояния персонала и подразделений до характеристик, признанных удовлетворительными или идеальными, чтобы повысить их эффективность.

Виды, типы и формы

Контроль делится на несколько видов, в основе разделения лежат временные рамки, когда происходит процесс:

1. Предварительный, который проверяет, может ли компания и ее подразделения переходить на следующий этап работы. Обычно анализируется информация, которая касается бюджетных средств, материальных ресурсов, численности персонала и его навыков. Также проходит анализ будущих условий, в которых будет действовать компания на рынке. Эти данные можно найти в договорах, технической документации и прочих документах.
2. Текущий происходит в процессе профессиональной деятельности персонала, когда происходит анализ достижения им промежуточных задач, поставленных руководством. Для грамотной реализации этого вида контроля в компании должны быть налажены информационные потоки.
3. Завершающий призван обезопасить компанию от выпуска на рынок некачественной продукции, а также повысить мотивацию персонала за счет удачно проделанной работы, за которую последует награда.

В зависимости от различных признаков выделяют следующие типы контроля:

1. По отношению проверяющего органа к компании: внутренний и внешний.
2. По объему: всецелый и избирательный.
3. По обязательствам: договорной, уставной, добровольный.
4. По объекту исследования: кадровый, бюджетный, производственный, материальный, итоговый.
5. По строкам: оперативный, тактический, стратегический.
6. По частоте: регулярный, нерегулярный, срочный, специализированный.
7. По уровню менеджмента: организационный, коллективный, личный.
8. По методам осуществления: последовательный, отслеживающий, итоговый.
9. По открытости: открытый, скрытый.

Существует также несколько форм контроля:

1. По охвату выделяется всеобъемлющий и выборочный контроль. Все зависит от числа профессиональных факторов, которые учитываются в процессе анализа ситуации. Первая форма характерна для единичных производств, где малое количество продукции и ее уникальность не позволяют допустить даже малейших отклонений от нормы. Вторая форма характерна для больших производств.
2. По характеру бывает оценка активная и пассивная. Первая реализуется сразу же в процессе работы до того, как возникли отклонения. Втора форма используется, когда недочеты уже появились и их надо убрать.

Задачи

К основным целям контроля относят:

• определение неисправностей инструментов, а также отклонений в производственном процессе в целом или на отдельных участках, выявление ошибок сотрудников;
• разработку решений, которые позволят убрать недочеты, провести инструктаж или обучение служащих, если это необходимо;
• совокупное представление успешных кейсов в работе компании и использование их в работе для последующего роста.

Задачами менеджмента во время осуществления контроля могут являться:

• оценка жизнеспособности организации и всех ее подразделений в текущих рыночных условиях;
• обеспечение взаимодействия с работниками, донесение до них важной информации, помощь и мотивация;
• анализ и использование в работе технологических новинок и передовых идей.

Методы

Чтобы контроль осуществлялся эффективно и отражал действительное положение вещей в компании, есть необходимость применения разнообразных методов надзора. К ним относят:

1. Наблюдение, при котором могут применяться специальные приборы и инструменты, облегчающие процесс фиксации текущих результатов. Наблюдающее лицо может принимать участие в исследуемой работе или смотреть на все со стороны. В любом случае, человек обязан отражать в установленной форме увиденные факты, результаты работы и состояния системы.
2. Исследование документации предполагает выбор и анализ только тех материалов, которые включают информацию, соотносящуюся с целями контроля. Например, при надзоре за производственными процессами контролирующему лицу предоставляют технологические карты выпуска продукции, при изучении бюджетной сферы необходимы бухгалтерские отчеты. Во время изучения документации важно обращать внимание на соответствие указанных в ней выводов тем фактам и цифрам, которые были указаны ранее.
3. Обсуждение заключается в проведении заседаний, во время которых можно определить, понимают ли сотрудники задачи работы компании. Начальник может быстро выяснить интересующую его информацию у линейных руководителей и донести новые вводные.
4. Опросы проводятся с целью выяснить у сотрудников информацию по тем вопросам, которые подлежат надзору. Для использования этого метода нужно четко определить сотрудников, с которыми стоит поговорить. Выбор их будет зависеть от уровня осведомленности в конкретных вопросах. Также нужно заблаговременно придумать вопросы. Анкетирование выступает одним из типов опросов.
5. Эксперименты проводятся для того, чтобы контролируемо изменить привычный ход производственных событий с целью получения определенной информации. Это помогает определить маневренность некоторых сотрудников, их умение действовать в нестандартных ситуациях, также оценить эффективность менеджмента, выявить отклонения в системе.
6. Тестирование применяется, когда нужно дать психологическую характеристику сотрудникам с целью определения их соответствия занимаемым должностям. Также данный метод применим при приеме в штат новых работников.
7. Анализ представляет собой наиболее комплексный подход, который позволяет конкретизировать полученные результаты, сопоставить факты и выбрать направление для последующих действий.

Принципы

Из-за своей всеобъемлющей сущности, а также важности для всего процесса управления, контроль строится на таких принципах:

• гибкость, которая предполагает, что основные задачи могут выполняться в штатном режиме, несмотря на наличие надзора;
• изменяемость в зависимости от требований окружающей действительности;
• понятность для всех служащих, которые осознают значимость процедуры и ее основные цели;
• своевременность, при которой оценка происходит вовремя, желательно до того, как случились ошибки и отклонения;
• экономность, которая предполагает, что контрольные мероприятия не должны быть дорогостоящими, приводящими к ненужным растратам и убыткам;
• эффективность, при которой анализ ситуации отражает реальное положение дел и позволяет грамотно принимать управленческие решения.

Примерами из жизни, когда контроль необходимо усиливать, при этом строго следить за выполнением основных его принципов, выступают следующие ситуации: наступление кризиса, падение качества продукции и, как следствие, потеря конкурентных позиций, нехватка профессиональных сотрудников и прочее.

Роль контроля в менеджменте

Контролирующая система, которая грамотно выстроена и работает без перебоев, имеет важное значение для успеха бизнеса, т.к. позволяет руководству добиться таких позитивных изменений в управлении:

1. Своевременно получать необходимые данные, которые должны учитываться при формировании стратегии развития компании и принятии соответствующих решений.
2. Повышать эффективность труда сотрудников.
3. Вовремя замечать невыполнение установленных в компании норм и правил.
4. Выполнять все требования действующего законодательства и своевременно реагировать на его изменения.
5. Предотвращать распространение либо утечку производственной тайны. 
6. Предотвращать внутренние хищения в компании.