Оперативно-производственное планирование

Что такое оперативное планирование

Для того чтобы организация могла эффективно осуществлять свою деятельность, ее руководству необходимо заниматься планированием. В противном случае работа компании может превратиться в хаос.

Обычно выделяют три главных формы планирования:

1. Стратегическое — отражает общее направление развития организации.
2. Тактическое — это разработка долгосрочных планов в рамках заявленных стратегических целей.
3. Оперативное — оно более конкретно и ориентируется на решение текущих проблем и операций.

Стратегическое планирование обычно охватывает период от года и более, оперативное — нацелено на короткий временной интервал, обычно от нескольких недель до нескольких месяцев.

Функции

Наиболее важные функции оперативного планирования:

1. Функция детализации — помогает уточнить и конкретизировать цели и задачи организации на более короткий период времени. Это позволяет сотрудникам понимать, какие определенные действия необходимо предпринимать.
2. Ресурсосберегающая функция — с помощью оперативного планирования можно оценить имеющиеся ресурсы и эффективно распределить их для выполнения текущих задач. К ресурсам относятся не только финансы, оборудование, сырье, технологии, но и кадры. Одним из наиболее ценных ресурсов является время.
3. Координирующая функция — включает разработку конкретных планов, определяющих последовательность шагов, сроки выполнения задач и ответственность за их выполнение. Это помогает обеспечить координацию деятельности и своевременное выполнение работ.
4. Контрольная функция — осуществляет контроль за выполнением задач и достижением целей.
5. Корректирующая функция — если возникают отклонения от плана, необходимо проводить корректирующие действия для возвращения к заданному курсу.
6. Аналитическая функция — анализ результатов позволяет оценить эффективность проведенных мероприятий, выявить причины отклонений и сделать выводы для будущего планирования.
7. Мотивационная функция — хорошо спланированные цели и задачи могут служить мощным мотиватором для сотрудников. Понимание своего места в общей картине и четкие ожидания помогают сотрудникам чувствовать себя более уверенно и мотивированно.
8. Адаптационная функция — включает способность быстро реагировать на изменения внешних обстоятельств или внутренних условий организации. Необходимо проявлять гибкость и быть готовым к изменению планов в случае необходимости.

Сущность

Оперативное планирование позволяет эффективно управлять текущими процессами и решать возникающие проблемы. В качестве предмета планирования могут выступать календарные и текущие планы, бюджеты, производственные программы и т.д.

Основные принципы:

1. Гибкость — оперативные планы должны быть гибкими и способными быстро адаптироваться к изменяющимся условиям и требованиям. Гибкость позволяет организации эффективно реагировать на неожиданные ситуации и сохранять конкурентоспособность.
2. Реалистичность — планы должны основываться на реалистичных данных и предположениях. Нереалистичные планы могут привести к недостаточному выделению ресурсов или невозможности достижения поставленных целей.
3. Системность — оперативные планы нужно рассматривать как часть общей системы управления организацией. Они должны быть взаимосвязаны и согласованы между собой для обеспечения целостного подхода к управлению.
4. Контроль — предполагает постоянный мониторинг выполнения планов и результатов, а также возможность коррекции действий в случае необходимости.
5. Наличие обратной связи — это помогает оценить эффективность деятельности и внести необходимые изменения.
6. Оптимизация — оперативное планирование должно стремиться к оптимальному использованию имеющихся ресурсов и наиболее эффективной организации производственных процессов.
7. Коммуникация — между сотрудниками должно быть налажено четкое взаимодействие в процессе осуществления запланированной деятельности.
8. Прозрачность — предполагает четкое предоставление информации о планах и целях всем заинтересованным сторонам в организации.

Виды

Оперативное планирование является важным элементом системы управления бизнесом. Оно включает в себя различные виды планов, нацеленных на управление текущими операциями и ресурсами компании.

Его основные виды:

1. Производственное — позволяет оптимизировать процессы производства, определяя объемы выпускаемой продукции, технологические особенности производственных процессов, меры по контролю за качеством.
2. Финансовое — направлено на управление финансовыми ресурсами компании, включая планирование доходов, расходов, инвестиций, кредитования, управления оборотными средствами, прогнозирование денежных потоков.
3. Планирование закупок и снабжения — определяет потребности компании в материалах, запасах, оборудовании и услугах.
4. Кадровое — направлено на управление человеческими ресурсами компании. Включает планирование штатного расписания, обучение и развитие персонала, разработку программ найма, обучения, оценки производительности и мер по удержанию кадров.
5. Маркетинговое — занимается продвижением продукции или услуг компании на рынке.

Задачи

С помощью оперативного планирования решается множество самых разнообразных задач.

Вот некоторые из них:

• деление крупных целей на конкретные задачи и действия;
• составление расписания производственной деятельности;
• обеспечение установленных сроков изготовления продукции;
• сокращение затрат и экономия ресурсов;
• контроль за эффективностью производства;
• обеспечение равномерной нагрузки на оборудование и персонал;
• осуществление бесперебойности производственных процессов;
• повышение конкурентоспособности компании.

Методы

Существует множество методов оперативного планирования, которые используются организациями для управления своей деятельностью.

Примеры методов:

1. Бюджетирование — это разработка бюджета на определенный период времени. Бюджет помогает оценить финансовые ресурсы, необходимые для реализации целей и задач компании.
2. Календарный метод — это способ планирования деятельности предприятия на основе календарного графика. Его преимущество состоит в том, что он включает в себя точное определение временных промежутков выполнения задач. Но этот метод требует постоянного контроля за сроками и гибкости в случае изменения обстоятельств.
3. Метод PERT (Program Evaluation and Review Technique) — это инструмент, который позволяет определить последовательность действий, оценить время выполнения каждого этапа. Также помогает выявить критические точки, которые могут повлиять на сроки завершения проекта.
4. Метод CPM (Critical Path Method) — помогает определить критический путь выполнения проекта и оценить время, необходимое для его завершения. Позволяет установить реальные сроки и завершать все ключевые задачи в соответствии с дедлайнами.
5. Метод ABC (Activity-Based Costing) — это метод учета затрат, который используется для определения стоимости продукции или услуг на основе активностей, необходимых для их производства. Позволяет более точно распределить затраты и оптимизировать производственные процессы.

Одной из наиболее популярных методик постановки целей в оперативном планировании является технология SMART.

Цель должна соответствовать следующим критериям:

1. Конкретность (Specific) — цель нужно максимально точно формулировать, чтобы ее можно было однозначно понять и определить, чего нужно достичь.
2. Измеримость (Measurable) — цель должна быть измеряемой, чтобы можно было оценить, насколько она достигнута. Использование количественных показателей или критериев измерения помогает определить степень достижения цели.
3. Достижимость (Achievable) — цель должна быть реалистичной и достижимой. Это означает, что ее можно осуществить при имеющихся ресурсах и возможностях.
4. Релевантность (Relevant) — цель должна иметь смысл и важность для организации.
5. Ограниченность во времени (Time-bound) — цель должна иметь четко определенный срок выполнения. Это помогает создать четкий график действий и обеспечить своевременное выполнение задач.

Важным инструментом в оперативном планировании является KPI.

При разработке оперативных планов компания устанавливает конкретные цели и задачи, которые должны быть достигнуты в определенный период времени. Для каждой цели определяются соответствующие KPI, которые позволят измерить степень достижения поставленных задач.

Уровни

Оперативное планирование включает в себя несколько уровней, каждый из которых имеет свои особенности и задачи.

Основные уровни:

1. Годовое. Обычно проводится в начале финансового года и охватывает планы и цели компании на весь год. На этом уровне определяются основные приоритеты и финансовые показатели, составляется бюджет, формируется годовая программа производства. Помогает установить общую картину деятельности компании на следующий год и выстроить стратегии для достижения поставленных целей.
2. Квартальное. Проводится каждые 4 месяца и направлено на корректировку стратегий и планов компании на текущий период. В его процессе анализируются результаты предыдущего периода, корректируются бюджетные и производственные планы, уточняются маркетинговые стратегии. Оно помогает компании оперативно реагировать на изменения внешней среды, корректировать действия и достигать поставленных целей.
3. Текущее. Проводится ежедневно и направлено на управление текущей деятельностью компании. Оно помогает контролировать выполнение планов, оперативно реагировать на возникающие проблемы и обеспечить эффективное управление бизнесом.

Все эти уровни взаимосвязаны и влияют друг на друга. Успешное выполнение долгосрочных целей компании зависит от эффективного планирования на всех уровнях.

Этапы

Оперативное планирование может отличаться в зависимости от специфики компании, но обычно включает следующие этапы.

1. Определение целей и задач — на этом этапе определяются конкретные цели и задачи, которые необходимо достичь в рамках оперативного плана. Цели могут быть сформулированы по технологии SMART или любой другой методике.
2. Сбор и анализ информации — собирается и анализируется информация о текущем состоянии дел в организации, рынке, конкурентах, потребителях и других факторах, которые могут повлиять на выполнение оперативного плана.
3. Разработка плана действий — на основе поставленных целей и анализа информации разрабатывается план действий, который включает в себя конкретные шаги, ресурсы, сроки и ответственных лиц. План должен быть структурированным, последовательным и реалистичным.
4. Распределение ресурсов — на этом этапе определяются необходимые ресурсы для выполнения плана действий. Ресурсы должны распределяться эффективно и оптимально для достижения целей.
5. Реализация плана — ответственные лица выполняют назначенные задачи в соответствии с установленными сроками и требованиями.
6. Мониторинг и контроль — осуществляется постоянный мониторинг выполнения плана действий, анализ результатов и корректировка действий при необходимости. Контроль позволяет своевременно выявлять отклонения от плана и принимать меры по их устранению.
7. Оценка результатов — после завершения выполнения плана проводится оценка результатов. Анализируются достигнутые цели, эффективность использования ресурсов, причины успехов и неудач, а также делаются выводы для будущего оперативного планирования.