Понятие персонала организации

Что такое персонал организации

Структура и состав

У каждой организации и команды есть организационная структура, даже если она формально не определена. Организационные структуры многих компаний довольно линейны. Традиционное изображение пирамиды в оргсхеме представляет собой компанию с несколькими влиятельными лицами на вершине компании. Под ними располагается чуть более широкий уровень, который подчиняется им. Каждый последующий уровень становится все шире и шире, а в самом низу находится большая база сотрудников начального уровня.

Пример структуры персонала промышленного предприятия

Источник: ozlib.com

Стартапы часто имеют матричную организационную структуру, в которой разные отделы работают над проектами вместе. Крупные организации обычно имеют иерархическую структуру с четкой системой подчинения.

Примеры организационных схем

1. Производство
   Часто имеют иерархическую структуру с четким распределением полномочий. Отделы могут включать в себя производство, контроль качества, управление цепочкой поставок, исследования и разработки, а также отдел кадров.

2. Технологические компании
   Как правило, имеют плоскую или матричную структуру с командами, занимающимися разработкой продуктов, проектированием, дизайном UX/UI, маркетингом, продажами и поддержкой клиентов.

3. Здравоохранение
   Больницы и медицинские учреждения могут иметь дивизиональную структуру, разделяя отделения по специальностям, таким как кардиология, ортопедия и педиатрия, с дополнительными отделами для администрации, медсестер и вспомогательных служб.

4. Некоммерческие организации
   Некоммерческие организации могут иметь плоскую структуру с командами, сосредоточенными на сборе средств, управлении программами, пропаганде и работе с населением.

Подробный пример оргсхемы с составом

Пример организационной схемы технологического стартапа обычно включает следующие роли и иерархию:

1. Генеральный директор/основатель: Руководитель высшего звена, который контролирует всю компанию и определяет общее видение и стратегию.
2. Технический директор/глава инженерного отдела: Отвечает за техническое руководство и разработку продуктов или услуг компании.
3. Менеджеры по продуктам: Руководят процессом разработки продукта, тесно сотрудничая с межфункциональными командами для определения требований к продукту и определения приоритетности функций.
4. Инженеры-программисты: Разрабатывают и поддерживают программное обеспечение или технологические продукты компании, кодируя и внедряя новые функции и возможности.
5. Дизайнеры: Создают дизайн пользовательского интерфейса (UI) и пользовательского опыта (UX) для продуктов компании, обеспечивая визуально привлекательный и интуитивно понятный пользовательский опыт.
6. Специалисты по изучению данных/аналитики: Анализируют и интерпретируют данные для получения информации и принятия решений, используя стратегии, основанные на данных.
7. Продажи и развитие бизнеса: Отвечает за получение прибыли и выявление новых возможностей для бизнеса, установление партнерских отношений и привлечение клиентов.
8. Маркетинг: Разработка и реализация маркетинговых стратегий для продвижения продуктов и услуг компании, включая брендинг, рекламу и цифровой маркетинг.
9. Операции: Управление повседневной деятельностью, включая логистику, управление цепочками поставок и административные функции.
10. Поддержка клиентов: Оказывать помощь и поддержку клиентам, отвечать на вопросы, устранять неполадки и обеспечивать удовлетворенность клиентов.
11. Отдел кадров: Контролирует подбор персонала, прием на работу, взаимоотношения с сотрудниками и другие кадровые функции для поддержки роста компании и поддержания благоприятной рабочей среды.

Категории

1. Руководящий персонал: включает топ-менеджеров, директоров, управляющих и других лиц, ответственных за стратегическое управление и разработку политики компании.

2. Административный персонал: обычно это секретари, помощники руководителей, операционные менеджеры, обеспечивающие организационную и административную поддержку.

3. Технический персонал: это группа сотрудников, обеспечивающих техническую поддержку, обслуживание и ремонт оборудования, систем и инфраструктуры в организации. Они занимаются установкой, настройкой, обслуживанием и ремонтом технического оборудования и систем. Технический персонал может включать техников, инженеров-технологов, системных администраторов, механиков и других специалистов, ответственных за обеспечение нормальной работы технических систем и оборудования.

4. Производственный персонал: работники, занятые на производстве, включая операторов, монтажников, слесарей и других специалистов, осуществляющих производственные процессы. Они выполняют различные задачи, связанные с производственными процессами, включая монтаж, сборку, тестирование, упаковку и т.д.

5. Линейный персонал в организации обычно относится к категории сотрудников, чья работа напрямую связана с производственными процессами. Они выполняют повседневные операции и задачи, связанные с производственной линией или процессом. К ним относятся рабочие на производстве, мастера, бригадиры.

6. Продажи и маркетинг: включает менеджеров по продажам, маркетологов, продавцов и других работников, занятых в продвижении продукции или услуг компании.

7. Оперативный персонал в организации занимается выполнением оперативных задач и операций, например, обработкой заказов, управлением складом, выполнением расписания производства. Они осуществляют оперативное управление и координацию в рамках организации. Это операционные менеджеры, специалисты по логистике, диспетчеры.

Также в организации могут быть и другие категории персонала — финансовые специалисты, юристы, HR-специалисты, специалисты по безопасности и т.д. В некоторых случаях компании нанимают подрядчиков и временный персонал.

Виды

Процесс классификации должностей подразумевает объединение в группы работ, схожих по своим обязанностям, ответственности и требуемым навыкам. Этот процесс используется работодателями для создания иерархии в организации и определения того, какие рабочие места подходят тем или иным сотрудникам.

Обычно выделяют:

1. Промышленно-производственный персонал — рабочие, занятые напрямую в производственных операциях. Это люди, выполняющие физическую или ручную работу по производству товаров или услуг.
2. Под непромышленным персоналом подразумеваются руководители, специалисты и служащие, которые занимаются административно-хозяйственной деятельностью, управлением и контролем производственных процессов, а также различными административными функциями предприятия.

Основные характеристики

К важным характеристикам персонала относятся:

1. Квалификация — уровень образования, профессиональные навыки и опыт работы. Требования к квалификации работника устанавливаются в должностной инструкции.

2. Специализация: в зависимости от потребностей организации, работники имеют разные специализации. Например, в IT-компании могут быть разработчики программного обеспечения, системные администраторы и т.п.

3. Сильные коммуникативные навыки - еще одна характеристика хорошего сотрудника. Этот набор навыков особенно важен для сотрудников, которые напрямую общаются с клиентами, заказчиками и другими заинтересованными сторонами.

4. Адаптивность — это готовность менять свое поведение или стратегию по мере необходимости, чтобы приспособиться к меняющимся условиям. Она имеет решающее значение для успеха на современном постоянно меняющемся рабочем месте. Те, кто умеет адаптироваться, могут быстро реагировать на изменение требований или приоритетов.

5. Мотивация обусловлена сложностью работы благодаря таким факторам, как достижения, ответственность, рост, продвижение по службе, сама работа и заслуженное признание. Сотрудники чувствуют себя мотивированными по многим причинам, но ощущение, что их ценят, является одним из наиболее значимых факторов мотивации.

Формирование персонала

Можно определить как процесс привлечения, отбора, обучения и развития сотрудников. В небольших компаниях сотрудники часто берут на себя множество ролей, часто переключаясь с одной задачи на другую и работая вне рамок своих должностных обязанностей, чтобы не отставать от роста бизнеса. Несмотря на то что такая способность работать в разных отделах является признаком гибкости, находчивости и целеустремленности, она также может быть признаком того, что ваши сотрудники слишком напряжены. Такое перенапряжение может в конечном итоге привести к выгоранию, низкой производительности и неэффективности персонала.

Несколько этапов формирования персонала:

1. Подготовка к подбору персонала. Изучение описания похожих вакансий и просмотр резюме квалифицированных кандидатов, чтобы понять, какие навыки и опыт требуются в данной организации. Чтобы подготовить конкурентоспособное объявление о вакансии, составляют список основных обязанностей нового сотрудника. Важно знать, какими качествами должен обладать идеальный кандидат. Нужно отслеживать тенденции в сфере занятости в регионе и отрасли, чтобы определить наиболее популярные названия должностей и ключевые слова, по которым ищут кандидатов, и сравнить зарплаты.
2. Выбор стандартного названия должности, которое ищут соискатели. От этого зависит количество откликов. Названия вакансий, содержащие не более 80 символов, получают большее количество кликов.
3. Когда приходят несколько соискателей, самое время начать сужать круг кандидатов на основе их резюме. Отсеивают соискателей, не соответствующих ключевым требованиям вакансии. Особенности, которые расскажут о мотивах, опыте и стиле работы кандидата:
   
   Количественные данные о достижениях кандидата в прошлом;
   Долгосрочность работы на предыдущих должностях;
   Четкий карьерный рост;
   Внимание к деталям (нет ли в резюме грамматических и орфографических ошибок);
   Навыки и опыт, соответствующие описанию вакансии.
4. Собеседование с лучшими кандидатами. Руководитель или HR-специалист начинает обычно с быстрого 15-30-минутного телефонного интервью, чтобы выяснить, соответствуют ли кандидаты основному описанию вакансии, и определить, есть ли у них взаимная симпатия. Затем приглашают хотя бы трех наиболее перспективных кандидатов на личное собеседование.
5. Выбор идеального кандидата. Письмо с предложением о работе должно охватывать все условия, о которых говорилось во время телефонного разговора и собеседования.
6. Обучение и развитие персонала. Этот этап включает в себя обучение новых сотрудников, адаптацию к рабочим процессам и корпоративной культуре, а также обеспечение возможностей для профессионального и карьерного роста.
7. Управление производительностью. Когда персонал уже на месте, важно обеспечить эффективное управление и мотивацию, чтобы обеспечить высокую производительность и удовлетворение сотрудников.

Роль персонала в организации

Хотя на эффективность команд влияют различные факторы, одним из наиболее признанных и изученных являются командные роли и их влияние на групповую работу. У каждого члена команды может быть двойная роль. Функциональная роль относится к компетенции человека, в то время как командная роль может быть определена как набор поведенческих моделей, разработанных человеком в группе, и способы, которыми человек использует эти модели в своих отношениях с другими членами команды.

Какие бывают общие обязанности сотрудников:

1. Подготовка необходимых документов для регулярных процедур компании.
2. Планирование встреч и совещаний.
3. Организация и ведение документации.
4. Обновление внутренних баз данных.
5. Отвечать на вопросы сотрудников и при необходимости направлять их в отдел кадров.
6. Получение данных о компании и сотрудниках по запросу.
7. Проверка запасов канцелярских принадлежностей и размещение заказов при необходимости.
8. Организовывать поездки и проживание сотрудников.
9. Подготовка конференц-залов (например, бронирование и проверка оборудования).
10. Распространять материалы компании (например, брошюры, объявления и акции).