Что нужно знать о процессе управления закупками

Что такое процесс закупок

Процесс закупок и его результаты оказывают влияние на деятельность всей компании. От успешности мероприятия зависят:

• эффективность использования оборотных средств;
• наполненность складов;
• своевременность реализации каждого звена бизнес-процесса, внутренней цепи поставок.

Правильно закупленный продукт в конечном счете сказывается на удовлетворенности потребителя ассортиментом организации, выставленными ею розничными ценами на продукцию.

Как происходят закупки в бизнесе

Фактическим началом закупки становится выявление проблемы нехватки: предприятие или одно из его подразделений определяет нужду в том или ином продукте, уточняет его параметры и необходимые объемы.

Затем реализуется следующий алгоритм:

• оформление внутренней заявки;
• отбор поставщика, заключение договора;
• выдача заказа выбранному поставщику;
• предоплата, производимая в соответствии с условиями договора;
• получение продукта — работы, услуги, товара, материала, сырья;
• осуществление итоговой оплаты;
• созданий налоговых и бухгалтерских проводок.

Важно, чтобы выстраиванием стратегии закупок, выбором поставщика и определением условий договора в компании занимался профессионал-закупщик. Такие специалисты знают не только особенности товара или услуги, но и специфику рынка, диапазон цен, характеристики контрагентов.

Модели организации закупочной деятельности

Чем меньше компания, тем проще схема закупок. Наиболее сложные модели используются крупными оптовыми и розничными сетями.

Сегодня распространены следующие виды:

• прямое снабжение каждого магазина поставщиком;
• использование распределительного центра.

В розничных торговых сетях популярны следующие модели:

• инвестиционная — предполагает наличие инвестирующего центра и нескольких самостоятельных торговых объектов, характеризуется отсутствием консолидации закупок, возможностью проявления инициативы на местах;
• холдинговая — оперативное управление отдается на усмотрение магазинов, а методы и политика закупочной логистики определяются центром;
• централизованная — центр оставляет за собой право управлять торговыми объектами дистанционно, делегируя им минимальные функции: заказ, переоценку, инвентаризацию;
• лоточная — деятельность торговых точек сводится только к продаже, все остальные задачи решаются центром;

Также существует гибридная модель. В ее основе лежит использование разных форм: например, одни торговые учреждения управляются центром, другие — по лоточному или холдинговому принципу.

Какое место занимает отдел закупок в организационной структуре предприятия

В большинстве случаев отдел закупок находится в прямом подчинении у генерального директора предприятия. Он может представлять собой функционально-обособленное подразделение или быть объединенным со службой логистики.

Примерный проект внутренней структуры выглядит так:

В рамках предприятия отдел сотрудничает с бухгалтерией, производственными отделами, цехами. Кроме того, предоставляемыми им данными пользуются специалисты по маркетингу, а также аналитические подразделения, отвечающие на сбор данных, статистику.