Контроль как функция управления предприятием

Почему возникает необходимость контроля над предприятием

Понятие контроля включает в себя мониторинг и оценку внутренних и внешних факторов, которые могут повлиять на предприятие. Оценка деятельности организации выполняет функцию предотвращения ошибок и проблем, соблюдения сроков и определения рисков.

Необходимость в проверке деятельности обуславливается следующими моментами:

1. Своевременное реагирование на изменения внутренней и внешней среды организации. Мониторинг позволяет вовремя отреагировать на факторы, которые влияют на управление предприятием.
2. Поддержание успеха фирмы. Успех фирмы зависит множества моментов: отношения в коллективе и с партнерами, динамика доходов и расходов и т.п.

Виды контроля в практике менеджмента

В менеджменте выделяют следующие категории контроля:

1. По времени осуществления — на каком этапе работы осуществляется оценка.
2. По степени охвата — проверка может осуществляться всей деятельности или определенных объектов.
3. По срокам проведения — подразумевает частоту осуществления мониторинга.
4. По форме осуществления — проводится отдельная проверка по каждому параметру и группе показателей.

По времени осуществления контроль подразделяется на следующие виды:

1. Предварительный контроль проходит на начальной стадии проекта. Происходит проверка соответствия стандартам, компетентности сотрудников, наличия необходимых ресурсов.
2. Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работы. Он необходим для проверки качества работы сотрудников и направления деятельности, а также для ее корректировки.
3. Заключительная проверка представляет собой сверку полученных и планируемых результатов работы. Осуществляется для выявления ошибок и проблем, чтобы учесть их при следующей работе, а также для вознаграждения сотрудников.

Контроль классифицируется по степени охвата:

• общий (сплошной);
• выборочный.

Общая оценка представляет изучение всего процесса целиком, а выборочная — проверку определенных параметров и объектов деятельности, на основе которой эксперты делают вывод по всей работе.

По срокам проведения контроль делится на следующие виды:

1. Систематическая проверка организуется в отношении наиболее важных объектов деятельности организации. Сроки проверок устанавливаются на основе важности процесса.
2. Периодический мониторинг представляет собой проверку на основе отчетности. Отслеживается количество вышедших на работу сотрудников, наличие ресурсов, динамика доходов и расходов и другие параметры.
3. Разовому контролю принадлежит проверка определенного аспекта процесса или всей деятельности.

По форме осуществления различают такие виды контроля, как:

1. Финансовая проверка. Менеджеры оценивают экономику организации и определяют следующие показатели: расходы и прибыль, финансовую устойчивость, эффективность вложений и т.п.
2. Административная проверка направлена на решение стратегических задач и осуществляется отделом маркетинга. Данный вид проверки осуществляется с целью сравнения объема текущих и планируемых продаж, определения доли компании на рынке, позиционирования. Административный контроль направлен на решение стратегических задач.
3. Для проверки производственных параметров используется технический контроль, который позволяет выявить и устранить технические неполадки, проверить состояние оборудования.

Этапы осуществления процесса контроля

Процесс состоит из 4-х этапов:

1. Установление целей контроля. На данном этапе осуществляется выработка требований, стандартов и критериев.
2. Проведение наблюдений и измерений фактических результатов работы. Этап проводится на основе личных наблюдений менеджера и отчетности. Вследствие субъективизма и высоких затрат личных наблюдений, на смену пришли статистические отчеты. В них представлены наглядные данные, которые позволяют эффективнее оценивать и контролировать процесс работы.
3. Сравнение фактических результатов работы с запланированными. Проводится оценка полученных результатов: определяется степень соответствия текущих достижений с планируемым результатом. Руководство устанавливает масштаб допустимых отклонений — показатель, который отражает критичность отклонений. От него зависит допустимая степень несоответствия текущих результатов намеченным.
4. Мероприятия по исправлению отклонений от плановых стандартов. На данном этапе осуществляется регулировка деятельности, постановка новых задач для достижения цели. Менеджер может ничего не предпринимать, если отклонения от запланированного результата несущественные, или устранить несоответствия при их выходе из зоны допустимых отклонений. Также менеджер имеет право пересмотреть стандарт, в соответствии с которым ожидаются результаты. Причинами этого могут быть изменения во внешней среде, на которые организация не может влиять.

Требования к эффективному контролю

Для осуществления эффективного мониторинга нужно придерживаться определенных требований:

1. Осуществление всеохватывающей проверки. Требуется держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и протекающие в ней процессы.
2. Привлечение к контролю всего персонала предприятия. Самоконтроль сотрудников возможет тогда, когда каждый заинтересован в положительном результате работы. Этому поможет расширение полномочий сотрудников и вознаграждение.
3. Своевременность. Важно вовремя определять риски и устранять проблемы, чтобы они не причинили урон организации.
4. Ориентация на человеческий фактор. Нельзя допускать, чтобы контроль стал тотальным. Нужна доброжелательность. При возникновении ошибок менеджеры должны подтолкнуть сотрудников к правильному решению.
5. Гибкость контроля. Необходимо уметь приспособляться к изменениям во внешней среде.