Бюджет проекта

Что такое бюджет проекта 

Перед тем, как претворить проект в жизнь, причем неважно, что это за бизнес-проект: строительство здания, открытие новой торговой точки, разработка инновационной технологии, для достижения результата нужно соблюсти три важных критерия.

Эти критерии представляют собой треугольник:

• сроки;
• бюджет;
• качество.

Возможно назвать проект успешным, если он был завершен в установленные ранее сроки, затраты на осуществление проекта не превысили величину бюджета, результат реализованного проекта удовлетворяет заказчика по качеству. Таким образом управление реализацией проекта ограничивается управлением данными тремя компонентами. Бюджет занимает одно из самых важных мест, потому что влияет на другие компоненты — равно как и они на него. Любой хороший инвестор дает оценку проекту сначала именно по финансовой составляющей плана: сколько денег уже затрачено было на проект, сколько инвесторы заработают от реализации этого проекта. Для того чтобы грамотно управлять финансовой составляющей проекта, нужно понять, что же кроется под понятием «бюджет».

Бюджет формируют, как правило, в соответствии с этапами реализации проекта — участками определенных работ, исполнение которых контролируется в индивидуальном порядке. Главными параметрами, которые влияют на бюджет, являются:

• длительность работ;
• количество участников;
• количество техники, которую используют в процессе реализации;
• особые требования к результату.

Основная функция руководителя проекта — контроль исполнения всего бюджета проекта. Процесс исполнения бюджета контролируют в процессе реализации проекта: сравнивают процент выполнения работ и затраты, которые были запланированы на данный этап.

Понятие бюджетирования, основные составляющие

Бюджетирование можно назвать составной частью такой функции управления, как планирование. Оно служит для конкретизации основных целей планирования. Бюджетирование — своеобразная форма контроля и планирования по сферам ответственности. Его используют в случае децентрализации прав принятия решений и ответственности в организации.

К принципам бюджетирования относят:

• единство бюджетной системы;
• полнота отражения затрат, расходов и доходов;
• разграничения доходов, затрат, расходов между бюджетами;
• иерархичность бюджетной системы;
• целевой характер расходов;
• сбалансированность бюджетной системы;
• персональная ответственность за подготовку и выполнение бюджета;
• коллегиальность подготовки бюджетов.

Горизонт бюджетирования

На практике и в теории составления бюджета различают следующие подходы:

• сверху вниз;
• снизу вверх;
• комбинированный.

Подход «сверху вниз» подразумевает составление бюджета одним из подразделений предприятия, обычно плановым отделом. Потом бюджет доводят до подразделений организации, принимают его к исполнению.

Подход «снизу вверх» подразумевает составление бюджетов менеджерами подразделений в связи с целями предприятия. Далее все индивидуальные бюджеты подразделений соединяются в общий бюджет предприятия. Существует также подход с составлением сценариев.

Так руководители составляют три вида бюджета:

• пессимистичный;
• оптимистичный;
• основной.

Их закрепляют результатами анализа с вопросом «что будет, если?». Так составляют генеральный бюджет. То есть тот, по которому будет работать организация в начале определенного периода.

Перспективными подходами к бюджетированию называют пооперационное, бюджетирование по заданным параметрам и кайзен-бюджетирование.

Составляющие бюджета проекта

Бюджет расходов и доходов определяет прибыль предприятия и общую стоимость для организации. Основу составления бюджета составляют договоры с заказчиками и смета затрат на реализацию проекта.

В структуру бюджета входят две составляющие:

• доходы;
• расходы.

Расходные и доходные части должны быть разделены по статьям расходов и доходов. Для точного прогнозирования прибыли расходная часть должна состоять из большего числа статьей и различных аналитик, потому что включает и прямые, и косвенные расходы. То есть труд работников, услуги, материалы и т. д.

Оценка стоимость проекта — смета затрат, которая распределяется по периодам времени. Она включается в себя:

• операционные расходы;
• управленческие расходы;
• накладные расходы;
• резерв на непредвиденные затраты.

Операционные расходы проекта

К операционным затратам относят затраты на ресурсы, которые обеспечивают выполнение работ по плану:

• расходы на покупку строительных материалов, а также оборудования;
• расходы на субподрядчиков;
• прямые расходы на оплату труда сотрудников.

Управленческие расходы

Это расходы, которые связаны с управлением проектом, поддержкой его работы, но они не могут быть отнесены к определенным задачам и работам. Такой вид трат относят к целому проекту.

• организация и управление исполнения проекта;
• обучение сотрудников, сертификация работ;
• командировки;
• эксплуатация и обслуживание текущего технического обеспечения предприятия.

Накладные расходы

Накладными называют расходы, которые нельзя определить напрямую в определенный проект, но они сопровождают производственную деятельность. Эти расходы должны быть распределены между проектами. Есть несколько различных вариантов решения проблемы. Рассмотрим самые часто используемые из них:

1. Отдельное бюджетирование статьи накладных расходов, списание данных затрат на общий финансовый результат.
2. Использование коэффициентов распределения накладных затрат.
3. Определение процента возмещения базовых сотрудников с учетом накладных расходов. Ставка помогает распределить накладные расходы на проекты, пропорционально затраченному на них времени. При этом данная ставка может различаться для различных групп работников организации.
4. Использование внутреннего субподряда. Обычно для этого между подразделениями организации устанавливают трансфертные цены. Они могут определяться по рыночной цене за похожие работы, или же по величине расходов на оплату труда сотрудников с учетом процента на покрытие накладных расходов.

Резерв на непредвиденные расходы

С помощью резерва возможно допускать маленькие отклонения в расходах по проекту. Размера данного резерва нужно рассчитывать для каждого отдельного возможного риска.

Образец оформления бюджета: 

Какие бывают виды, особенности формирования бюджета

Рассмотрим виды бюджета по стадиям проекта. На разных стадиях осуществления проекта формируются различные бюджеты с разными степенями точности. Вот некоторые из них:

1. Стадия определения концепции (идеи) проекта. На данном этапе формируют объем бюджетных ожиданий, которые определяют потребности в финансах, предварительное планирование потенциальных платежей. Коэффициент погрешности данного вида планирования составляет 25-40%. Это самый большой коэффициент погрешности в сравнении с другими стадиями.
2. Стадия обоснования. На данной стадии формируется одновременно с инвестиционным и технико-экономическим обоснованием предварительный бюджет проекта с процентом погрешности в 15-20%. Обосновывают в бюджете статьи расходов, необходимость привлечения сторонних финансовых ресурсов.
3. Стадия переговоров и заключения контрактов. После того, как завершается тендер, проводятся переговоры, заключаются контракты, планируют уточненный бюджет с привлечением подрядчиков и поставщиков. Так бюджетная погрешность на данной стадии становится равна не более 10%.
4. Стадия разработки документации. В данной фазе принимают окончательный бюджет, вводят директивное ограничение на пользование ресурсами. В данном бюджете могут быть и отклонения, но они составляют не более 3-5%.
5. Стадия реализации проекта, конец работ. На данной стадии говорят уже о фактическом бюджете, происходит практическое управление стоимостью с минимальными погрешностями.

Эволюция составления бюджета показывает переход от оценочных бюджетных показателей через официальные к корректируемым фактическим значениям.

Если находят расхождение в ранее запланированных показателях с текущими отклонениями, то эти расхождения должны быть немедленно отражены в бюджете. В конце проекта итоговый документ должен отображать финальные фактические значения.

Общие принципы формирования, построения бюджета проекта

Бюджет проекта, прежде всего, является ответственностью руководителя проекта, не бухгалтера. Составлять бюджет, а также отвечать за расход средств из него должен только руководитель.

Основные принципы формирования бюджета проекта

Рассмотрим самые главные принципы формирования бюджета:

1. Обоснованность. Бюджет обязан обеспечивать реализацию всех мероприятий календарного плана. Нужно соотнести статьи затрат и мероприятия: так каждая статья затрат должна соответствовать определенному мероприятию.
2. Реалистичность. Расходы по бюджету обязаны соответствовать ценам на рынке. Если в плане проекта предполагается закупка технического обеспечения, оплата услуг, то в комментариях к данной статье расходов нужно добавлять — при наличии и возможности — ссылки на рыночную стоимость данных товаров и услуг в Интернете, приложите к заявке коммерческие предложения от возможных подрядных организаций, расценки на услуги физических лиц.
3. Полнота. Бюджет проекта никогда не будет равен запрашиваемой величине гранта. В любом случае придется внести в проект свой вклад: это может быть собственное оборудование, труд волонтеров, помещения организации, которые уже существуют, привлеченные партнерские ресурсы и т. д. Нужно указать в бюджете абсолютно все затраты по проекту, в том числе и софинансирование — то есть, собственный вклад предприятия и вклад партнеров проекта.
4. Расходы по проекту учитываются по факту их реализации этапов. Фонд не может компенсировать расходы «задним числом», которые уже были совершены до начала осуществления проекта. Он не выдает средств на затраты, которые будут совершены после завершения проекта.

Если авансовой платой были оплачены до начала реализации проекта на год вперед аренда помещения, услуги связи или другие услуги, что будут использованы, даже для осуществления проекта, возможно указывать часть данных расходов в качестве софинансирования — ту часть, которая соответствует датам реализации проекта.

Что еще должно быть включено в расходы в статьи софинансирования

Необходимо включить в эту статью следующие расходы: не более 30% должно быть потрачено на услуги подрядчиков. Если за счет гранта оплачиваются услуги побочных организаций, индивидуальных предпринимателей, то общая сумма расходов на услуги не может превышать 30% от запрашиваемой суммы гранта. В данные 30% не могут входить: офисные затраты, аренда помещения, покупка технического оборудования, другого имущества, имущественных прав, затраты на проезд, питание, проживание в составе затрат на командировки, расходов на проведение мероприятий.

Как рассчитать бюджет проекта, смета, таблица

Составляют проект как можно раньше. Оценка рентабельности проекта обязана происходить с того момента, как происходит оценка проекта, подготавливают ТКП. Данные бюджеты составляются с большим процентом погрешности, нужным резервов, достаточно укреплено для того, чтобы передать только идею предстоящих задач и работ по проекту. Далее, по мере уточнения требований, бюджеты детализируют по мелким статьям расходов, выбирают поставщиков, субподрядчиков, согласуют условия договоров.

Финальный бюджет составляют после заключения договоров с заказчиками, определения всех нужных работ, формирования всех расходов с учетом времени, которое дают на выполнение проекта. После согласования и утверждения данный бюджет дает начало проекту. Все этапы процесса формирования бюджета сводятся к одной таблице:

Соотношение бюджетов и этапов реализации проекта.

Нужно закрепить в учетной политике управленческого учета обязательное обсуждение бюджета на каждом этапе реализации проекта. На этапе согласования должна происходить подготовка обосновывающей информации. Обоснование бюджета происходит в анализе указанных затрат в бюджете, являются ли они необходимыми и достаточными для того, чтобы выполнить проект. Финансовым департаментом должна быть произведена оценка каждой статьи на основе фактических цен на рынке на сопоставимые услуги, материалы, проверка корректности расчета накладных затрат и резервов.

Если в проекте заложена сложная структура себестоимости, взаимодействие нескольких подразделений. Можно также провести дополнительно анализ чувствительности. Данный анализ позволяет оценить влияние различных факторов на финальные показатели проекта.

Расчет бюджета проекта

Бюджетирование проекта — сложный процесс, который основывается на определенных взаимозависящих показателях и правилах. Для повышения процента точности расчетов бюджетных средств руководители могут использовать разные программы по автоматизации управленческого учета. Часто для автоматизации формирования бюджетных средств используют программный продукт «WA: Финансист». Это программный комплекс, который включает модули для автоматизации бюджетирования, управленческого учета.

Такое решение позволяет при помощи специального документа «Бюджет» сделать предварительные расчеты, сформировать конечный бюджет проекта. В документе фиксируют планируемые косвенные и прямые затраты по статьям оборотов за период. Его продолжительность обуславливается периодичностью планирования проекта.

После ввода данных в документ запускается автоматическое согласование. Оно позволяет провести процесс согласования для отдельного вида проекта по разным маршрутам, в зависимости от показателей проекта. Кроме этого, система может автоматически определять, соответствует ли бюджет проекта бюджету верхнего уровня. Также эта система позволяет производить расчет экономической эффективности бюджета.

Методы управления бюджетом проекта

Нужно следить за тем, чтобы затраты проекта находились в границах бюджета после его согласования. Нужно следить и за текущими, и за прогнозными затратами. Существует несколько методов реализации:

1. Обычный контроль стоимости. Данная методика заключается в сравнении «плана-факта» всех показателей проекта. Такой метод показывает фактическое стоимостное отклонение реализации проекта.
2. Метод освоенного объема. Отличается от первой методики тем, что разнится оценка текущего объема реализованных работ, а также расчета прогноза выполнения проекта.